Впровадження блокчейн у документообіг

Блокчейн – це децентралізований розподілений реєстр, у якому пристрої зберігання не підключені до одного спільного сервера. Копії блокчейна можуть зберігатися на мільйонах комп’ютерів одночасно, а дані доступні всім користувачам мережі. Перша концепція блокчейна була реалізована у криптовалюті у 2008 році. Однак його потенціал настільки високий і всеосяжний, що поступово проникає в різні області нашого життя. Як приклад можна назвати використання блокчейна в документообіг.

Сьогодні існує кілька способів організації документообігу між організаціями. Це може бути обмін електронними листами або використання хмарних систем та технологій, які пропонують різні компанії. Однак, не всі методи в цій галузі однаково зручні.

Наприклад, надсилання документів електронною поштою, як і раніше, вимагає дублювання юридичної інформації на папері. Крім того, у разі електронного документообігу між двома учасниками їм обом належить знайти формат взаємодії, вибрати вид електронного цифрового підпису, а також спосіб шифрування.

Універсальні платформи документообігу на базі блокчейну успішно вирішують ці проблеми. Крім того, технологія розподіленого реєстру — чудовий інструмент, який забезпечує збереження та незмінність будь-якого документа у будь-який момент часу.

Унікальні характеристики технології розподіленого реєстру створюють безпрецедентні умови для найвищого рівня довіри до даних із боку зацікавлених сторін. Ось її сильні сторони:

• Децентралізація системи мінімізує ризики збою у разі системних помилок;
• Підвищена безпека за рахунок використання криптографії;
• Неможливість змінити дані заднім числом;
• Оперативність автоматизованого обміну даними, у якому виключається людські помилки;
• Максимальна прозорість усієї системи, тому що всі дії всередині блокчейну «документовані» та доступні для перевірки всім учасникам системи.

За потреби у платформі для документообігу можна передбачити можливість обмеження доступу до частини документів (наприклад, запобігання доступу рядових працівників до управлінських документів).

Блокчейн має високий потенціал для покращення документообігу з кількох причин:

• По-перше, використання ЕЦП (електронний цифровий підпис) та комп’ютерних алгоритмів замість паперових документів та ручної обробки даних багаторазово прискорює документообіг.
• По-друге, виключає посередників під час здійснення угод. Завдяки смарт-контрактам бізнес може відмовитися від послуг третіх осіб, які перевіряють учасників угоди, гарантують переказ грошей та підтверджують законність угоди.
• По-третє, буде знижено витрати. Чим менше посередників (наприклад, нотаріусів, ріелторів, банків, платіжних систем тощо), тим нижча частка адміністративних витрат у собівартості продукції/послуги.
• По-четверте, ймовірність помилки системи через людський фактор зведена до мінімуму, а система загалом забезпечує високий рівень прозорості.
• По-п’яте, зводиться до мінімуму паперова робота та виключається ризик втрати документів.

Проте слід чітко розуміти, що використання блокчейну не є панацеєю, здатною вилікувати всі проблеми, пов’язані з достовірністю інформації. Він може гарантувати точність інформації, яка вводиться у систему. Це потребує додаткових організаційно-технічних заходів, що неминуче призведе до збільшення фінансових витрат на етапі впровадження цієї нової технології.

Впровадження блокчейну в документообіг має багато переваг. Технологія прагне змінити спосіб аутентифікації документів, перейшовши від використання третьої сторони до системного методу аутентифікації.

На думку експертів ISO (Міжнародна організація зі стандартизації) блокчейн стає важливим напрямком у розвитку інформаційних технологій, на базі яких можна створювати нові рішення, що мають значний потенціал, а також оптимізувати частину бізнес-процесів, які потребують залучення довіреної третьої сторони.