Розробка CRM для ветклініки та сервісу перетримки

Ветеринарна клініка – це місце, де любов до тварин поєднується з високим професіоналізмом. Але цього недостатньо – успіх у ветеринарному бізнесі визначає не тільки якість лікування, а й сервіс, маркетинг, управління персоналом, медикаментами, документами. Усе це потребує уваги 24/7, тож керувати сучасною ветклінікою без цифрових інструментів – все одно що лікувати пацієнта без діагнозу. Черги, переплутані картки, загублені призначення, забуті прийоми – все це не тільки знижує рівень сервісу, а й гальмує розвиток бізнесу.

Кастомна CRM програма для ветеринарної клініки України та зарубіжних країн, розроблена командою AVADA MEDIA, буде управляти процесами вашого бізнесу з точністю хірурга. Забудьте про рутину, паперових журналах і втрачених клієнтів – система буде працювати на здоров’я ваших пухнастих, пернатих і лускатих пацієнтів і процвітання вашої справи. Ми пропонуємо не шаблонні рішення, а індивідуально розробляємо для вас власну унікальну CRM для ветеринарного бізнесу, заточену під вашу специфіку діяльності. Щоб кожен візит, кожна операція і кожна доза вакцини були враховані, а клієнт залишався задоволеним і повертався знову.

CRM для ветеринарії – це кастомне програмне забезпечення, яке дозволяє автоматизувати безліч рутинних завдань – запис на прийом, ведення медичної документації, нагадування про вакцинацію і планові огляди, виставлення рахунків і відстеження платежів. Але найголовніше – програма для ветклініки допомагає вам краще розуміти своїх клієнтів, і як результат – збільшувати прибутковість вашого бізнесу.

CRM для ветеринарної клініки – це не просто база даних, а єдиний цифровий простір, де знаходяться:

• інформація про пацієнтів (тварин) та їхніх власників;
• історії захворювань, призначень, вакцинацій, операцій;
• автоматизовані нагадування про щеплення та профогляди;
• управління розкладом лікарів і записом клієнтів онлайн;
• контроль складських запасів медикаментів і витратних матеріалів;
• фінансовий облік, рахунки, акти, чеки, інтеграція з 1С та іншими системами;
• звітність в один клік – від завантаженості лікарів до прибутковості процедур.

Програма для ветеринарних клінік дозволяє не займатися паперовою тяганиною і керувати ветклінікою не вручну, а через зручний інтерфейс – з будь-якого пристрою, з будь-якого місця. Це ваш незамінний помічник, який не втомлюється, не йде у відпустку і не помиляється.

Управління ветеринарною клінікою – це не тільки любов до тварин, а й складний бізнес-процес, який має свої унікальні особливості, ризики та труднощі.

• Централізоване зберігання даних 

Ветеринарам необхідно вести детальну історію хвороби кожного улюбленця, враховувати особливості породи, алергії, проведені процедури, призначення та багато іншого. Ручне ведення таких записів загрожує помилками і втратою важливої інформації. Програмне забезпечення для ветеринарних клінік дає можливість структурувати всі дані в електронному вигляді, забезпечуючи швидкий і зручний доступ до них у будь-який момент.

• Управління розкладом і записом на прийом

Потік пацієнтів у ветеринарній клініці часто непередбачуваний. Тому важливо суворо планувати робочий час лікарів, уникати накладок, подвійних записів, «вікон» у розкладі, попереджати нестачу часу на процедури й оперативно реагувати на екстрені випадки. CRM для ветеринара допомагає оптимізувати графік прийому, веде запис пацієнтів, попереджає про перевантаження і години простою. У систему можна впровадити зручні інструменти для онлайн-запису, автоматичного формування розкладу та надсилання клієнтам нагадувань про візити.

• Персоналізований підхід

Власники тварин дуже трепетно ставляться до своїх вихованців і цінують індивідуальний підхід. Програма для ветеринарної клініки дозволяє збирати інформацію про вподобання клієнтів, історію їхніх звернень і використовувати ці дані для вибудовування довірчих і довгострокових відносин. Наприклад, можна надсилати персоналізовані привітання з днем народження вихованця або нагадування про можливість придбати корм певної марки.

• Фінансовий облік та аналітика

Контроль доходів і витрат, виставлення рахунків, відстеження платежів – важлива складова будь-якого бізнесу. CRM система управління для ветклініки автоматизує ці процеси, мінімізує ризик помилок і надає прозору картину фінансового стану клініки. Ви завжди будете в курсі, хто з клієнтів має заборгованості, які послуги користуються найбільшим попитом і як оптимізувати цінову політику.

• Комунікація з клієнтами

Підтримка зв’язку з власниками тварин – запорука їхньої лояльності та довіри. CRM для ветеринарного бізнесу дає можливість організувати ефективну комунікацію через різні канали: SMS-розсилки з нагадуваннями про візити, email-розсилки з корисною інформацією та акціями, інтеграцію з месенджерами для оперативної підтримки, зберігання інформації про кожен візит, процедуру, призначення, збір зворотного зв’язку.

• Маркетинг і залучення нових клієнтів

В умовах зростаючої конкуренції важливо залучати нових клієнтів і утримувати наявних. CRM-система для ветеринарії надає інструменти для сегментації клієнтської бази, проведення маркетингових кампаній та оцінки їхньої ефективності. Ви зможете точно таргетувати свої пропозиції та залучати саме тих, хто потребує ваших послуг.

• Управління персоналом

У великій ветлікарні важливо ефективно координувати роботу лікарів, асистентів і адміністраторів. CRM-система для ветеринарних клінік може включати модулі для обліку робочого часу, розрахунку заробітної плати та контролю виконання завдань.

• Автоматизація процесів

Ветеринари не просто лікують – вони консультують, оформляють документи, ведуть історії пацієнтів. CRM програми для ветеринарних клінік знімають з їхніх плечей рутину: автоматично формують карти, генерують документи, зберігають знімки, аналізи, висновки.

• Управління запасами

Там, де є склад, завжди виникатимуть недостачі, надлишки, прострочення. CRM для ветеринарки інтегрується з обліковою системою складу, контролює рух товарів, автоматично списує препарати після процедур, фіксує витрати.

• Звітність і контроль

Автоматизована система управління ветеринарною клінікою збирає дані і перетворює їх на звіти, які допомагають приймати управлінські рішення на основі цифр, а не інтуїції. Ви в будь-який момент можете дізнатися, які послуги найприбутковіші, коли очікувати пікового навантаження, скільки клієнтів повертаються, які лікарі завантажені більше за інших тощо.

• Безпека даних і конфіденційність

Іноді персональні дані клієнтів (ПІБ, телефони, інформація про улюбленця) пересилаються звичайною електронною поштою і месенджерами без шифрування. Крім того, співробітники ветклініки можуть користуватися одним акаунтом або доступом до загальних файлів. І без спеціалізованої системи неможливо відстежити, хто і коли вносив зміни в дані. Усе це збільшує ризик несанкціонованого перегляду, витоку або навіть навмисного видалення даних.

У CRM можна захистити персональні дані клієнтів і медичну інформацію вихованців за допомогою сучасних технологій шифрування, багаторівневої автентифікації, розмежування прав доступу та регулярного резервного копіювання. Це мінімізує ризик витоку, втрати даних або несанкціонованого доступу.

Ветеринарний бізнес – багатогранний. У ньому переплітаються медицина, клієнтський сервіс, роздрібні продажі (ліки, корми, аксесуари) і навіть готельні послуги для вихованців. Грумінг, чіпування, готелі для тварин і центри перетримки – кожен вид послуг передбачає свої процеси, завдання і ризики. CRM-система для ветеринарної клініки має бути не універсальною для всіх, а адаптованою для кожного напрямку.

CRM для ветеринарної клініки

Для ветеринарних лікарень ключовими потребами є точний облік медичних даних, ефективне управління записами та якісна взаємодія з власниками тварин. Тому CRM для ветклінік першочергово має включати такі функції:

• ведення електронної історії пацієнта – картка тварини з діагнозами, призначеннями, щепленнями, результатами аналізів і знімками, доступна лікареві за кілька кліків, включно з минулими відвідинами і протоколами операцій;
• автоматичні нагадування (SMS, email або push-повідомлення) власникам тварин про повторні щеплення, дегельмінтизацію або планові огляди;
• онлайн-запис на прийом з можливістю вибрати лікаря, дату і час, а також попередньо оплатити консультацію;
• облік препаратів і витратних матеріалів – автоматичне списання зі складу після використання в лікуванні, попередження про мінімальні залишки;
• інтеграція з лабораторіями та діагностичним обладнанням – результати аналізів і знімків автоматично підтягуються в систему і прикріплюються до карти пацієнта.

Як це працює: власник кота отримує SMS-нагадування про щорічну вакцинацію, переходить за посиланням, записується в онлайн-форматі на зручний час і оплачує послугу. Оплата зафіксована в CRM, потрібні препарати резервуються автоматично.

CRM для готелю для тварин

Автоматизація притулку для тварин насамперед має забезпечувати бронювання місць у зооготелі, врахування особливостей утримання кожного улюбленця та зручну комунікацію з його власниками. Тому в програми управління готелем для тварин впроваджують такі функції:

• бронювання номерів із зазначенням дати, часу заселення, виду тварини, особливих умов (наприклад, окремий вольєр для агресивних собак);
• журнал перебування, де зафіксовано час заїзду та виїзду, особливості догляду, приймання ліків (за необхідності);
• облік харчування і ліків за розкладом – система формує індивідуальний графік годувань і медикаментозних призначень, а адміністратор бачить завдання на кожен день;
• фіксація продажу додаткових і супутніх послуг – грумінг, вигул, фотозвіти, все враховується і автоматично додається до рахунку клієнта;
• перевірка наявності необхідних щеплень перед заселенням, блокування броні без відповідних документів.

Таким чином, якщо у вас є CRM для готелів для тварин, то під час бронювання адміністратор побачить, що у собаки відсутнє щеплення від сказу, і запропонує записатися на вакцинацію перед її оформленням у готель для тварин.

CRM для служби перетримки тварин

Перетримки, притулки та центри тимчасового утримання тварин – складна сфера, часто з волонтерською основою. Автоматизація сервісу перетримки тварин повинна забезпечувати:

• облік усіх підопічних – дані про знайдених, переданих, прилаштованих тварин – кличка, вік, стать, порода, історія потрапляння до притулку, особливості поведінки, медичні картки та фото;
• доступ до історії перетримки – дати надходження, лікування, стерилізації, вакцинації, повернення власнику або передачі на усиновлення;
• фандрайзинг і управління пожертвами – фіксація надходжень, витрати за кожною твариною, звіти для спонсорів;
• інтеграція із сайтом притулку – автоматична публікація тварин на сайт із фото, історією, статусом «шукає дім».

CRM для грумінгу

Для грумінг-салонів важливими є порядок у записі клієнтів, облік уподобань у стрижці та догляді, а також управління витратними матеріалами. Тому в CRM системи для грумінг-салонів зазвичай впроваджують такі функції:

• облік майстрів і зон зайнятості – розклад грумерів, розподіл по залах і столах;
• календар процедур – запис на мийку, стрижку, тримінг, кігті, комплексні послуги;
• автоматичне формування замовлень – CRM програма для тварин підбирає список витратних матеріалів під конкретну послугу і списує їх зі складу;
• ведення програми лояльності та бонуси – фіксація кількості відвідувань, нарахування знижок або подарунків постійним клієнтам.

CRM для ветеринарної аптеки та зоомагазину

Багато ветклінік поєднують лікувальні та комерційні функції. Програма для ветеринарної аптеки бере на себе ключові завдання:

• управління залишками на складі і термінами придатності, автоматичні повідомлення про товари, у яких закінчується термін придатності;
• прив’язка покупки до клієнтської картки, щоб ви могли бачити історію покупок і пропонувати персоналізовані рекомендації;
• онлайн-бронь – клієнт робить замовлення в CRM для ветаптеки або через сайт, система резервує товар, відправляє повідомлення про готовність до самовивозу.

Автоматизація ветклініки стає необхідністю, коли стандартні методи управління вже не справляються з обсягом завдань і починають гальмувати розвиток. Ось ключові ознаки, що вашій клініці час переходити на CRM-систему:

1. Записи губляться, інформація не синхронізується між співробітниками, виникають помилки в історії хвороб.
2. Різні канали для запису пацієнтів (дзвінки, повідомлення, паперові журнали) призводять до плутанини, подвійних бронювань або втрачених клієнтів.
3. Високе навантаження на адміністраторів, які витрачають занадто багато часу на ручне опрацювання даних, дзвінки, нагадування і складання звітів.
4. Складнощі з точним обліком залишків медикаментів, кормів і витратних матеріалів; часто доводиться замовляти в останній момент або, навпаки, стикатися з надлишками.
5. Відсутність актуальної аналітики, тобто ключових метрик про завантаженість лікарів, прибутковість послуг, динаміку відвідувань – змушує ухвалювати управлінські рішення інтуїтивно, а не на основі даних.
6. Зі збільшенням кількості клієнтів, філій або напрямків роботи поточна система перестає справлятися з навантаженням, а контроль якості послуг знижується.
7. Немає єдиної бази даних – інформація про клієнтів, вихованців, відвідування, послуги та платежі розрізнена, зберігається в різних джерелах і не синхронізована.
8. Знижується рівень сервісу, оскільки помилки в записах, затримки в обслуговуванні, відсутність нагадувань негативно позначаються на відносинах з клієнтами і репутації клініки.
9. Є ризик витоку конфіденційної інформації. Коли дані клієнтів і медична інформація зберігаються в незахищених системах або на папері, це підвищує ризик втрати або несанкціонованого доступу.

Якщо ви ловите себе на думці, що рутинні завдання з’їдають час, а управлінські рішення доводиться приймати наосліп – значить, час для впровадження CRM у ветеринарній клініці вже настав.

Розробка програми для ветеринарної клініки – це послідовна побудова індивідуальної екосистеми, яка буде органічно вплітатися в бізнес-процеси. Такий підхід вимагає поетапної, глибокої роботи, де кожен крок слугує фундаментом для наступного.

1. Аналіз і визначення цілей

На початковому етапі аналітики занурюються в специфіку вашої роботи, вивчають наявні процеси – запис пацієнтів, ведення медичної документації, способи взаємодії з клієнтами, фінансовий облік. Для цього проводять інтерв’ю з ключовими співробітниками, аналізують поточні системи (якщо вони є), виявляють слабкі місця і неефективності, а також визначають стратегічні цілі та очікування замовника від майбутньої CRM-системи для ветеринарного бізнесу.

2. Технічне завдання

На основі проведеного аналізу розробляють докладне технічне завдання – своєрідну дорожню карту проєкту. ТЗ містить детальний опис функціональних і нефункціональних вимог до CRM для ветклініки, її архітектури та інтеграцій з іншими сервісами (наприклад, телефонією, онлайн-календарями), а також вимоги до безпеки даних і продуктивності. Цей документ слугує основою для всієї подальшої розробки.

3. Проєктування і прототипування

На етапі проєктування архітектори розробляють логічну структуру майбутньої CRM-системи для ветлікарні, визначають взаємодію між різними модулями і базами даних. Паралельно UX-дизайнери створюють інтерактивні прототипи інтерфейсів за допомогою Moqups, Figma, Adobe XD, які дають змогу протестувати систему до початку розроблення та узгодити її із замовником.

4. Розробка UX/UI дизайну

На цьому етапі прототипи роблять візуально привабливими та інтуїтивно зрозумілими. Тут важливо знайти баланс між професійним медичним середовищем і дружнім, зрозумілим інтерфейсом. UX/UI дизайнери створюють стильний та ергономічний інтерфейс, враховуючи фірмовий стиль вашої клініки та юзабіліті. У процесі також створюють гайдлайни – єдині стандарти для всіх екранів, щоб інтерфейс був цілісним і легким у сприйнятті. Особливу увагу приділяють зручності навігації, логічному розташуванню елементів і доступності інформації, адаптивності для різних пристроїв (ноутбук, планшет, смартфон), щоб робота з система була максимально комфортною та ефективною для кожного працівника в будь-яких умовах.

5. Створення програмного коду

Ключовий етап, на якому програмісти втілюють затверджені мокапи і технічне завдання в чистий, оптимізований програмний код. Фронтенд-розробники відповідають за створення користувальницького інтерфейсу, з яким взаємодіють співробітники (веб-сторінки, форми, таблиці тощо). Для цього використовуються сучасні веб-технології – HTML, CSS, JavaScript, а також популярні фреймворки та бібліотеки – React, Angular, Vue.js, що забезпечують високу швидкість і адаптивність інтерфейсу.

Бекенд-розробники створюють серверну частину системи, яка відповідає за обробку даних, логіку роботи застосунку, взаємодію з базами даних та інтеграцію з іншими сервісами. Для бекенд-розробки використовують надійні та масштабовані мови програмування Python, Java, Node.js і бази даних PostgreSQL, MySQL, MongoDB. Розробка йде за гнучкими методологіями Scrum і Agile, спринтами з демонстрацією проміжних результатів.

6. Комплексне тестування

Перед релізом індивідуальна програма для ведення ветеринарної клініки проходить комплексне багаторівневе тестування. Команда QA-інженерів перевіряє її функціональність і відповідність вимогам ТЗ, оцінює зручність використання, продуктивність за високих навантажень, тестує безпеку та інтеграції. Для тестування використовують ручні методи і такі автоматичні інструменти, як Selenium, JUnit, PyTest.

7. Реліз і впровадження

Після успішного завершення всіх етапів тестування CRM-систему розміщують на робочих серверах, налаштовують оточення, переносять дані з наявних систем і навчають співробітників роботі з новою програмою. Важливо забезпечити плавний перехід на нову систему, надаючи всебічну підтримку на початковому етапі експлуатації.

8. Підтримка і розвиток CRM для ветклінік

Після релізу проєкт не закінчується – система управління для ветеринарної клініки потребує регулярної підтримки: оновлень, виправлень, адаптацій під завдання, що змінюються. Супровід проєкту за SLA передбачає регулярні бекапи, моніторинг працездатності, усунення багів. Також можливе доопрацювання системи в міру зростання бізнесу: додавання нових функцій, інтеграцій, модулів. Такий підхід дозволяє CRM еволюціонувати разом із ветлікарнею, підлаштовуючись під нові реалії.

Багато ветлікарні прагнуть адаптувати стандартні CRM для медицини або торгівлі під свою специфіку. Але ветеринарний бізнес – це особлива сфера, де пацієнти що неспроможні говорити, які історії зберігаються роками. Тому ми розробляємо індивідуальні CRM програми для ветеринарних лікарів під ключ, виходячи із їхніх потреб, процесів, масштабів.

Ми враховуємо все:

• специфіку обліку тварин;
• юридичні нюанси (ветпаспорт, щеплення, дозволи);
• можливість інтеграції з телемедициною, IoT-обладнанням, онлайн-консультаціями;
• гнучкість прав доступу, щоб адміністратор не бачив фінансів, а лікар не ліз у звіти.

Ваша власна CRM система для ветклінік зростатиме разом з вами: додаватиме філії, нові напрямки, готель для тварин, зоомагазин – все це без глобальних змін у системі.

Ми пропонуємо комплексний підхід: від розробки індивідуальних рішень, повністю адаптованих під специфіку вашого бізнесу, до кастомізації та доопрацювання вже існуючих програмних продуктів. Також ви можете почати з базових модулів та поступово розширювати функціонал разом з розвитком клініки. Наш підхід та багаторічний досвід у створенні систем управління дозволяє вибрати оптимальний шлях автоматизації ветеринарного бізнесу. Наші спеціалісти розроблять CRM-систему, яка дійсно працює: скорочує рутину, прискорює обслуговування клієнтів, допомагає керувати ресурсами та стимулює зростання вашого бізнесу.