Розробка CRM для IT-компаній та SEO-агентств

Бізнес в IT-сфері – це постійний баланс між інноваціями, ефективністю та швидкістю прийняття рішень. Як утримати всі процеси під контролем, не втративши гнучкість? У сфері IT CRM – це не просто інструмент, а стратегічне рішення, яке автоматизує управління проектами, клієнтами і персоналом. AVADA MEDIA надає послуги з розробки CRM для IT з нуля і масштабування існуючих рішень. Наші програмні продукти допомагають вашому бізнесу рости швидше, організованіше і результативніше.

CRM – це система для управління клієнтськими відносинами. Але у сфері ІТ-послуг вона виконує набагато ширший спектр завдань: від автоматизації IT-процесів до ведення проєктів і рекрутингу. Система управління для IT-компанії стає центром, що об’єднує комунікацію, аналітику, документообіг і контроль виконання завдань у єдиній цифровій екосистемі.

З якісною CRM IT проєкти рухаються вперед без затримок, співробітники сфокусовані на результатах, а клієнти отримують найкращий сервіс без зайвих комунікаційних бар’єрів. 

Використання CRM для управління проєктами відкриває унікальні можливості для web-студії.

• Оптимізація процесів – CRM для IT компаній автоматизує рутинні завдання і покращує координацію співробітників, даючи можливість зосередитися на розвитку продуктів.
• Ефективне управління проєктами – автоматизація IT послуг дозволяє раціонально розподіляти завдання, контролювати дедлайни, скорочувати час на виконання завдань і ймовірність помилок, підвищувати загальну продуктивність.
• Централізоване зберігання даних про клієнтів, проєкти, завдання і фінанси забезпечує прозорість бізнес-процесів, дозволяючи відстежувати виконання завдань, контролювати зміни й оперативно реагувати на проблеми.
• Автоматизація рекрутингу – CRM для HR IT допомагає керувати процесом підбору персоналу, відстежувати кандидатів і прискорювати адаптацію нових співробітників.
• Підвищення лояльності клієнтів, завдяки можливості відстежувати історію взаємодій і надавати персоналізоване обслуговування. Автоматизація IT відділу прискорює обробку заявок у службі технічної підтримки, скорочуючи час відгуку. З системою управління можна вибудовувати довгострокові відносини з клієнтами, стимулювати повторні звернення, швидше реагувати на звернення. 
• Гнучкість і масштабованість – кастомна CRM для ІТ-компанії може адаптуватися до мінливих умов ринку і нових вимог бізнесу.
• Управління ресурсами, зокрема штатом, обладнанням і ліцензіями. Система допомагає планувати навантаження співробітників, контролювати використання ресурсів і оптимізувати витрати.
• Аналіз продажів і маркетингових процесів дозволяє виявляти точки зростання й ухвалювати обґрунтовані рішення.
• Поліпшення комунікації та координації всередині команди. Веб-студії зазвичай працюють з великими командами, що складаються з дизайнерів, розробників, менеджерів проєктів та інших фахівців. CRM стає для них єдиним простором для обміну інформацією, постановки завдань і контролю їх виконання, підвищуючи ефективність команди.

CRM-система в IT-сфері – це не просто інструмент для обліку клієнтів, а повноцінна операційна платформа для автоматизації внутрішніх процесів і взаємодії з клієнтами. Розглянемо бізнес-процеси, які можна оптимізувати за допомогою кастомної IT CRM.

Продаж IT-продуктів (SaaS, підписки)

• Автоматизація воронок продажів з відстеженням лідів від першого контакту до укладення угоди і надсиланням менеджерам підказок про наступні кроки.
• Управління каталогом продуктів і послуг, централізоване зберігання інформації про SaaS-рішення, ліцензії, тарифні плани та додаткові послуги.
• Налаштування воронки продажів за типом продукту – одиночні ліцензії, SaaS-підписки, технічна підтримка.
• Формування рахунків і нагадувань про оплату.
• Керування підписками – подовженням і скасуванням, розсилкою повідомлень про необхідність подовження і upsell-можливості.
• Аналіз ефективності різних каналів продажів і конверсії, прогнозування виручки.
• Синхронізація з платіжними системами та білінгом.

Ведення проєктів на аутсорсі

• Створення карток/етапів з підтримкою Agile, Scrum і Kanban-дощок і можливістю інтеграції з Jira, Trello, Asana.
• Прив’язка завдань до договорів і бюджетів.
• Розподіл завдань між виконавцями та контроль дедлайнів.
• Ведення документообігу – автоматична генерація договорів, актів, інвойсів, прив’язаних до проєктів та етапів.
• Відстеження прогресу, контроль дедлайнів і кольорове маркування пріоритетів.
• Зручна комунікація всередині команди.
• Облік часу, фактично витраченого співробітниками на виконання завдань за проєктами, для точного виставлення рахунків клієнтам.
• Управління бюджетами – контроль витрат, відстеження відхилень від бюджету і формування звітів про рентабельність.
• Комунікація з клієнтами, зберігання історії листування, узгодження етапів робіт і надання звітності.

Управління циклом DevOps

• Відстеження стану збірок і деплоїв, прив’язка завдань і багів до конкретних збірок.
• Керування завданнями розробки та тестування з формуванням звітів про прогрес.
• Інтеграція з інструментами розробки – системами контролю версій (Git), CI/CD платформами (Jenkins, GitLab CI) для відстеження прогресу розробки та релізів.
• Управління інцидентами: реєстрація, пріоритизація та контроль їхнього вирішення.
• Створення інформаційної бази про проєкти, рішення проблем і найкращі практики DevOps.

Onboarding клієнтів і співробітників

• Автоматизовані чек-листи з адаптації (внутрішні та клієнтські).
• Розподіл завдань між співробітниками, постановка завдань на випробувальний термін і контроль їх виконання.
• Інтеграція з електронним підписом, внутрішніми системами та документацією (NDA-договорами, ТЗ).
• Планування вступних зустрічей.
• Збір необхідної інформації.
• Автоматичне надсилання welcome-повідомлень, нагадувань та інструкцій під тип користувача: клієнт, менеджер, розробник.

Підтримка та SLA (Service Level Agreement)

• Система тікетів із пріоритезацією, відстеженням швидкості приймання та вирішення заявок.
• Підтримка багатоканальності та надсилання автоматичних повідомлень.
• Аналіз кількості звернень, швидкості відгуку та обробки заявок, задоволеності клієнтів, виконання SLA.
• Реєстрація звернень клієнтів через різні канали (email, телефон, чат).
• Автоматична маршрутизація заявок відповідальним фахівцям.
• Створення бази знань служби підтримки: FAQ і вирішення проблем.

Автоматизація SEO-процесів

У SEO CRM допомагає централізовано керувати всіма етапами – як у рамках клієнтських проєктів, так і для внутрішніх потреб IT-компанії. Автоматичне СЕО просування сайту з системою управління, істотно заощаджує час пошукових фахівців, виконуючи об’ємні монотонні завдання.

• Формування технічних завдань на основі SEO-аудитів (наприклад, з використанням Screaming Frog, Ahrefs або Semrush). CRM для SEO-компанії автоматично фіксує завдання: оптимізація швидкості завантаження, усунення дубльованого контенту, налаштування редиректів тощо.
• Планування контент-стратегії. Інтегруючись із редакційним календарем, CRM-система для SEO-агентств дозволяє формувати контент-плани на основі семантичного ядра, розподіляти завдання між копірайтерами, контролювати терміни та відстежувати статуси виконання завдань.
• Управління лінкбілдінгом. CRM сервіс для SEO-проектів збирає і зберігає інформацію про всі розміщення: донорів, вартість, дати публікацій, наявність зворотних посилань, а також автоматизує нагадування про перевірку збереження розміщень.
• Моніторинг ключових метрик. CRM для фахівця з SEO інтегрується з Google Search Console, Google Analytics, Serpstat, SEMrush та іншими інструментами, дозволяючи відстежувати зростання органічного трафіку, позиції, CTR та інші KPI – у розрізі проєктів, сторінок і періодів.
• Автоматична звітність. CRM для ведення завдань із СЕО формує звіти за ключовими показниками ефективності (видимість, зростання позицій, динаміка органіки, виконані завдання) і автоматично надсилає їх клієнту або проєктному менеджеру.

CRM-система для IT компаній стане ключовим елементом цифрової інфраструктури для будь-якого бізнесу, пов’язаного з управлінням проєктами, клієнтським сервісом і командною координацією. Найбільше її потребують:

• Веб-студії, що працюють паралельно над багатьма проєктами, у реалізації яких беруть участь дизайнери, фронтенд- і бекенд-розробники, контент-менеджери і project-менеджери. Для таких компаній важливе централізоване управління замовленнями, дедлайнами, завданнями.
• Розробники програмного забезпечення (SaaS, PaaS, мобільні та десктопні рішення), для яких важливо контролювати життєвий цикл продукту, продажі за передплатою, якість підтримки користувачів і A/B-тестування функціоналу.
• Аутсорсингові та аутстафінгові IT-компанії, де необхідно чітко фіксувати завдання, бюджети, комунікації з клієнтами та звітність за кожним етапом проєкту.
• Системні інтегратори та DevOps-команди, для яких важливий суворий контроль релізів, логування, дотримання SLA та оперативної підтримки.
• Product-команди зі складною структурою, де необхідно контролювати backlog, пріоритизацію, спринти, performance-метрики і зворотний зв’язок від користувачів.
• IT-консалтинг і впровадження рішень – компаніям цієї сфери IT CRM дозволяє структурувати взаємодію з клієнтами на всіх етапах: від пресейлу і демо до впровадження, супроводу і повторних продажів.
• IT-компанії з віддаленими командами, які потребують централізації інформації, координації роботи співробітників і контролю виконання завдань незалежно від їхнього місця розташування.
• Компаніям, що займаються рекрутингом IT-фахівців, CRM потрібна для автоматизації підбору персоналу, управління базою кандидатів і відстеження етапів найму.
• SEO-агентства і маркетингові компанії вимагають прозорої роботи над проєктами, що просуваються: відстеження завдань, статусів, дедлайнів, ефективності кампаній і взаємодії між відділами.

Розробка CRM для проєктів стає необхідністю, коли кількість замовлень веб-студії зростає, а управління ними стає складним і неефективним. Якщо ваша команда стикається з хаосом у завданнях, великим обсягом ручної роботи і завдань, що дублюються, пропущеними дедлайнами і втратою даних, значить, настав час автоматизувати процеси. CRM для ведення проєктів особливо актуальна, коли в роботі одночасно беруть участь кілька команд, і кожен проєкт вимагає унікального підходу і постійного зворотного зв’язку із замовником.

Якщо компанія позиціонує себе як професійного постачальника цифрових продуктів і послуг, вона не може дозволити собі працювати без власної CRM-системи. Це не тільки питання внутрішньої ефективності, а й показник зрілості та технологічної культури. Наприклад, було б дивно просувати складні бізнес-інструменти для клієнтів, не маючи найкращих рішень у своєму арсеналі. Наявність власної CRM для IT компанії – це показник глибокої експертизи та готовності пропонувати дійсно зручні, продумані продукти, перевірені на власному досвіді.

Автоматизація IT-процесів – це комплексний процес, що вимагає глибокого розуміння специфіки бізнесу і використання сучасних технологій.

Аналіз і визначення бізнес-потреб

Розробка CRM для IT-студії починається з глибокого аналізу процесів управління проєктами, продажів, клієнтської підтримки та цілей компанії. Аналітики вивчають наявні інструменти та визначають критичні зони, що потребують автоматизації. У результаті формується чітке розуміння того, які функції мають бути реалізовані в системі, які інтеграції та механізми масштабування знадобляться.

Створення технічного завдання

На основі отриманих даних розробляється технічне завдання, яке містить опис архітектури системи, вимоги до безпеки, перелік функціональних модулів та їхню взаємодію, а також список інтеграцій. ТЗ є основою для розроблення CRM-системи для IT і забезпечує розуміння між замовником і розробником, у ньому визначають строки і вартість проєкту.

Проєктування архітектури та прототипування

Створення логічної структури системи управління IT-бізнесом охоплює проєктування користувальницької і серверної частини, вибір баз даних і визначення способів обміну інформацією між модулями системи. Паралельно розробляються інтерактивні прототипи інтерфейсу, які дозволяють на ранньому етапі візуалізувати майбутній продукт і протестувати користувальницький досвід (UX). Для прототипування використовують такі інструменти, як Moqups, Figma і Sketch. Макети дають можливість протестувати майбутню систему й отримати зворотний зв’язок від замовника до початку розробки.

Розробка UI/UX-дизайну

На цьому етапі розробляють дизайн користувальницького інтерфейсу CRM-системи, який має бути зручним, інтуїтивно зрозумілим і відповідати фірмовому стилю IT-студії. Створюють зручні дашборди, візуальні елементи для швидкого аналізу даних і робочі простори для різних ролей користувачів (розробник, менеджер, клієнт), а також інтерактивні елементи, що прискорюють навігацію і підвищують продуктивність роботи. Особливу увагу приділяють адаптації системи до роботи на різних пристроях.

Створення програмного коду

Цей крок присвячений написанню коду для серверної та клієнтської частини системи. Для цього використовують сучасні технології, що забезпечують надійність і масштабованість програми:

• для серверної логіки та API-інтеграцій (backend) – мови програмування PHP і Python, платформа Node.js;
• для створення користувальницького адаптивного інтерфейсу (frontend) – JavaScript-фреймворки React, Vue.js, Angular;
• залежно від вимог до зберігання та обробки інформації використовують бази даних: PostgreSQL, MySQL, MongoDB;
• для підключення CRM до зовнішніх сервісів і забезпечення роботи в реальному часі – інтеграції REST API, GraphQL, WebSockets.

Розробка ведеться ітеративно, з урахуванням CI/CD-підходів, що дозволяє працювати над проєктом і паралельно тестувати.

QA-тестування

Якісна CRM-система для веб-студії має бути не тільки функціональною, а й стабільною. Після завершення розробки проводиться повне тестування – функціональне, інтеграційне та навантажувальне. Цей етап дозволяє виявити та усунути помилки, а також перевірити відповідність проєкту вимогам замовника.

Реліз і впровадження

Після успішного тестування CRM-систему розгортають на сервері клієнта або в хмарній інфраструктурі (CRM SaaS). Виконують синхронізацію з наявними інструментами та сервісами, а також проводять навчання команди, щоб усі користувачі могли ефективно працювати з програмою.

Технічна підтримка та оновлення

Розробка CRM-системи для IT-компанії не закінчується на етапі впровадження. IT-студії розвиваються, і їхні потреби змінюються, тому система повинна швидко адаптуватися до нових вимог. Технічна підтримка охоплює регулярне оновлення системи з урахуванням нових технологій, усунення помилок, клієнтську підтримку, додавання нових функцій, інтеграції з новими сервісами та адаптацію системи до нових потреб IT-студії.

AVADA MEDIA – це команда експертів у сфері IT-рішень. У нас можна замовити розробку CRM-систем для IT компаній – високотехнологічних, масштабованих і безпечних, адаптованих під потреби digital-агентств, веб-студій і технологічних компаній. Ми використовуємо передові технології, включно з AI, Big Data і хмарними рішеннями, забезпечуємо інтеграцію з будь-якими зовнішніми сервісами і гарантуємо надійний захист даних. Наш підхід дозволяє розробити систему управління, що повністю відповідає вашим бізнес-процесам і готова до трансформації під нові вимоги. Обираючи AVADA MEDIA, ви отримуєте не просто програмний продукт, а стратегічне рішення для зростання і розвитку вашої IT-компанії.