ТОП-7 причин, чому індивідуальна розробка CRM-системи краща за коробкові та SaaS-рішення

Сьогодні бізнес усе частіше ставить собі питання: яка CRM-система краща – коробкова, SaaS чи індивідуально розроблена? На старті компанії зазвичай обирають готові рішення, адже вони дозволяють швидко запустити продажі та автоматизувати базові процеси.

Але з часом такі системи починають обмежувати: вони нав’язують власну логіку, погано інтегруються з внутрішніми сервісами й потребують постійної абонплати. У результаті бізнес змушений підлаштовуватися під інструмент, а не навпаки.

Ми в Avada Media спеціалізуємося на індивідуальній розробці цифрових рішень: CRM, ERP, SaaS-систем, сайтів, мобільних застосунків і ботів. Наш досвід показує: саме кастомні CRM для бізнесу стають фундаментом автоматизації, враховують специфіку компанії та дають стратегічну перевагу.

У цій статті, спираючись на власну експертизу, ми розглянемо ключові переваги CRM-систем, розроблених індивідуально, над готовими варіантами.

Щоб зрозуміти, яка CRM-система краще саме для вашого бізнесу, розглянемо основні категорії. Усі наявні рішення умовно діляться на дві групи: готові та індивідуальні.

1. Готові CRM-системи

До них належать:

• CRM коробкова версія: що це
  Це програмне забезпечення, яке встановлюється на сервер чи комп’ютер компанії та працює локально. Для використання зазвичай потрібна покупка ліцензій і ручна установка оновлень. Такий варіант забезпечує повний контроль над даними й незалежність від інтернету, але має свої обмеження: високу вартість впровадження, необхідність адміністрування та складності з масштабуванням.
• Хмарна CRM-система: що це
  Хмарна CRM, або ж SaaS, – це сервіс, що працює через інтернет, де всі дані зберігаються на серверах провайдера. Користувачі отримують доступ до системи з будь-якої точки світу, а оновлення відбуваються автоматично. Оплата здійснюється за підпискою, яка залежить від обраного тарифу та кількості користувачів. Такий варіант зручний для швидкого старту, проте бізнесу доводиться підлаштовуватися під готовий функціонал і враховувати залежність від тарифів провайдера.

2. Індивідуальна (кастомна) CRM

Створюється з нуля або частково на основі готових модулів під бізнес-процеси конкретної компанії. Гнучко масштабується, інтегрується з будь-якими сервісами, може розгортатися як на власних серверах, так і в приватній хмарі. Кастомна розробка CRM забезпечує більший контроль над функціоналом і даними, позбавляє від обмежень готових рішень.

1. CRM під процеси вашої компанії

У будь-якій готовій CRM – коробковій чи SaaS – бізнесу доводиться підлаштовуватися під закладену логіку: стандартні воронки продажів, типові статуси угод, обмежені сценарії документообігу. Це може підходити для невеликих компаній із простими процесами, але чим складніший бізнес, тим відчутніші обмеження.

Індивідуальна CRM будується навколо ваших процесів. У ній можна реалізувати унікальні воронки продажів, налаштувати гнучкі сценарії погодження та інтегрувати систему з рідкісними чи вузькоспеціалізованими сервісами.

Наприклад, для компанії з довгим циклом угоди та багатоетапним документообігом розробка CRM-системи на замовлення дозволяє отримати таку платформу, де всі етапи – від заявки до післяоплати – відображені в єдиній аналітиці. Менеджерам не потрібно вести облік «паралельно в Excel», а керівництво бачить прозору картину бізнесу.

2. Масштабованість і гнучкість без обмежень

SaaS-сервіси часто здаються зручними на старті: ви оплачуєте тариф і швидко отримуєте готовий функціонал. Але щойно бізнес починає зростати, доопрацювання стають проблемою – або вони недоступні в принципі, або коштують дорого й потребують погодження з провайдером.

Індивідуальна CRM масштабується разом із вашою компанією. Додати нові модулі, впровадити аналітику, підключити AI-інструменти чи інтегрувати філії в різних країнах – усе це можна реалізувати в межах єдиної системи, без обмежень чужої платформи.

3. Вільна інтеграція з будь-якими сервісами

У коробкових і SaaS-CRM список інтеграцій обмежений: лише ті API, які передбачив розробник. Якщо вам потрібен нестандартний сервіс або глибока зв’язка з ERP, часто з’ясовується, що вбудованих інструментів недостатньо.

Індивідуальна CRM відкрита для будь-яких інтеграцій. Її можна підключити до різних ERP, корпоративного сайту, маркетингових платформ, телеграм-ботів чи складських систем. Усі інструменти працюють як єдина екосистема – без ручного дублювання даних і «костилів» між програмами.

4. Контроль над даними та безпекою

У SaaS-рішеннях дані ваших клієнтів і угод зберігаються на серверах провайдера. Це зручно, але водночас і ризиковано: ви залежите від його політик безпеки, обмежень і навіть від того, наскільки він дотримується законів щодо захисту даних.

Перевага CRM з кастомною розробкою – повний контроль над параметрами безпеки. Систему можна розгорнути на власних серверах компанії або в приватній хмарі з дотриманням усіх вимог. Ви самі визначаєте, де зберігаються дані та хто має до них доступ.

Під час кастомної розробки наші фахівці закладають багаторівневий захист:

• SSL-шифрування для безпечної передачі даних;
• двохфакторна автентифікація (2FA) для захисту акаунтів користувачів;
• розмежування прав доступу, щоб кожен співробітник бачив лише те, що йому потрібно;
• логування дій користувачів для відстеження підозрілої активності;
• регулярні аудити та резервне копіювання для зниження ризиків і швидкого відновлення роботи системи.

Крім того, кастомна розробка дозволяє врахувати норми GDPR, українського законодавства про персональні дані та інші локальні регуляції. Це особливо важливо для компаній, які працюють із міжнародними клієнтами або державними замовниками.

5. Прозорі витрати та відсутність підписки

SaaS-модель здається доступною на старті: ви сплачуєте щомісячний тариф. Але з часом витрати зростають – додаєте нових співробітників, підвищуєте тарифний план, підключаєте додаткові модулі. У результаті вартість володіння стає значно вищою, ніж очікувалося.

Індивідуальна CRM позбавляє від «підпискової залежності». Ви інвестуєте в одноразову розробку, а далі сплачуєте лише за підтримку та доопрацювання, коли це дійсно потрібно. Фінансова модель прозора та передбачувана: немає прихованих платежів і постійних «поборів» за розширення команди.

6. Повна аналітика та KPI в реальному часі

Готові коробкові CRM зазвичай обмежені стандартним набором звітів: кількість угод, загальна виручка, ефективність менеджерів. Але щойно бізнесу потрібен специфічний показник – наприклад, середній час між етапами угоди, вартість ліда залежно від каналу або комбіновані метрики ефективності відділу, – вбудованих інструментів може не вистачати.

Індивідуальна CRM формує аналітику під ваші завдання. Система дозволяє:

• відстежувати ключові метрики в реальному часі;
• наочно візуалізувати дані для різних відділів;
• підключати прогнозування та AI-моделі для оцінки майбутніх продажів;
• отримувати аналітику «згори вниз» – від загальної картини до конкретного менеджера.

Результат: керівництво отримує прозору систему вимірювання ефективності, а менеджери – зрозумілі орієнтири для роботи.

7. Автоматизація під галузь і специфіку бізнесу

Готові CRM позиціонуються як універсальні рішення, проте універсальність часто обертається обмеженнями. У медицині, будівництві, логістиці чи фінансовому секторі стандартні сценарії просто не працюють: потрібні особливі процеси, документи та правила.

Індивідуальна CRM враховує специфіку вашої галузі. Таким чином, у систему можна закласти бізнес-логіку, яка відповідає саме вашим завданням:

• автоматичне формування медичних висновків, договорів чи актів;
• підтримка багатоетапних тендерних процесів у будівництві та держзакупівлях;
• контроль ліцензій і нормативної документації у фінансах;
• спеціалізована звітність за стандартами конкретної галузі.

Результат: CRM стає не просто інструментом обліку клієнтів, а повноцінною платформою автоматизації бізнесу у вашій сфері.

Приклади галузевих CRM, які розробила наша компанія:

• для логістики
• для банків
• для маркетингу та реклами

Індивідуальна CRM-система – це не завжди єдиний і універсальний варіант. Але є ситуації, коли саме розробка CRM «під ключ» стає оптимальним рішенням:

• У вас складні процеси, яких немає в коробкових CRM.
  Наприклад: багаторівневий документообіг, специфічні воронки продажів чи унікальні сценарії роботи з клієнтами.
• Потрібні інтеграції з ERP, e-commerce або телеграм-ботами.
  Якщо бізнес уже використовує кілька систем і необхідно об’єднати їх в єдину екосистему, готові CRM суттєво обмежать ваші можливості.
• Важливе повне управління даними та безпекою.
  Для компаній у фінансовому секторі, медицині чи роботі з персональними даними клієнтів критично зберігати все на власних серверах і відповідати нормам локального законодавства.
• Підписка на SaaS стала співмірною з вартістю розробки.
  Коли кількість співробітників зростає, а тарифи на підписку подвоюються чи навіть потроюються, стає логічніше інвестувати у власну систему, яка в перспективі обійдеться дешевше.

Наша практика – розробка CRM-систем для різних бізнесів

Кастомна CRM «МійДім24»

Один із яскравих прикладів – проект «МійДім24» для керуючих компаній та ОСББ: єдина платформа з CRM для обліку каси, особових рахунків і квартир, з особистим кабінетом мешканця для онлайн-оплати та подачі заявок майстрам, а також із адмін-панеллю для налаштування тарифів і комунікації.

Переваги впровадження CRM-системи в цьому кейсі:

• скорочення часу на обробку платежів і контроль заборгованостей;
• підвищення прозорості фінансових операцій;
• автоматичне формування квитанцій;
• інтеграція показників лічильників;
• покращення взаємодії з мешканцями через особистий кабінет і сповіщення;
• можливість масштабування під нові будинки та компанії.

Індивідуальна CRM для Egmont Aviation

CRM для Egmont Aviation (Словенія) – офіційного дистриб’ютора літаків Diamond Aircraft і JMB Aircraft, а також власника сертифікованої авіашколи.
CRM-система: розробка та впровадження для компанії Egmont Aviation охопила ключові напрями бізнесу: продаж літаків, роботу авіашколи, документообіг і аналітику.

Переваги кастомної CRM у цьому кейсі:

• точна сегментація клієнтів на покупців літаків і студентів авіашколи з різними сценаріями роботи;
• інтеграції з месенджерами (Telegram, WhatsApp, Instagram, Facebook) та email-розсилками в єдиний чат-модуль;
• автоматизований документообіг: договори, рахунки, нагадування про оплату та контроль заборгованостей;
• аналітика ефективності каналів лідогенерації та фінансова звітність у реальному часі;
• гнучке налаштування ролей співробітників і контроль їхніх задач через календар, теги та регламенти.

У результаті Egmont Aviation отримала CRM, яка охоплює всі напрями бізнесу – від продажу повітряних суден до управління навчальним процесом в авіашколі. Система підвищила прозорість процесів, прискорила обробку лідів, покращила якість обслуговування клієнтів і дозволила керівництву ухвалювати рішення на основі точних даних.

Наша практика – розробка CRM-систем для компаній із різних галузей: від e-commerce і логістики до освіти та фінансового сектору.
І це лише невелика частина прикладів того, як індивідуально створені CRM допомагають бізнесу автоматизувати процеси, прискорювати продажі та підвищувати контроль над даними.

З іншими реалізованими проектами ви можете детальніше ознайомитися у нашому портфоліо та дізнатися більше про CRM-системи, які ми розробили для різних бізнесів.

Переваги впровадження CRM-системи з індивідуальною розробкою очевидні: компанія отримує інструмент, який підлаштовується під її процеси, масштабується без обмежень, легко інтегрується з будь-якими сервісами та забезпечує контроль над даними. На відміну від коробкових і SaaS-рішень, кастомна CRM враховує специфіку бізнесу та галузі, а отже стає не просто платформою для обліку клієнтів, а повноцінною екосистемою для управління продажами, маркетингом і операційною діяльністю.

Саме тому дедалі більше компаній обирають розробку CRM «під замовлення» – щоб не миритися з обмеженнями готових рішень, а створювати систему, яка працює на зростання та ефективність бізнесу.

Якщо ви замислюєтеся над впровадженням CRM, команда Avada Media допоможе розробити індивідуальне рішення під ваші процеси та завдання. Зв’яжіться з нами, щоб обговорити проект і отримати персональну консультацію.