+ 38 (097) 036 29 32
content_copy
Багато компаній починають впровадження CRM або ERP-системи з ентузіазмом, але стикаються з одними й тими ж проблемами: строки постійно зсуваються, бюджет зростає, а результат виявляється далеким від очікувань. Причина майже завжди одна – відсутність детально опрацьованого технічного завдання. Без ТЗ розробники працюють «на здогад», замовник втрачає контроль над процесом, а сама система перестає відповідати реальним бізнес-процесам. У результаті проєкт перетворюється на нескінченне доопрацювання та джерело витрат замість інструмента зростання.
Грамотно підготовлене технічне завдання дозволяє цього уникнути. Воно перетворює абстрактні побажання на чіткий план: фіксує бізнес-цілі, описує функціональність, задає рамки бюджету та строків. По суті, ТЗ стає дорожньою картою проєкту, яка гарантує, що фінальна CRM чи ERP дійсно вирішить завдання бізнесу. У цій статті ми покроково розберемо, як підготувати технічне завдання, щоб проєкт був керованим, прозорим і успішним.
Технічне завдання (ТЗ) – це документ, який формалізує вимоги замовника до майбутньої системи та фіксує домовленості між ним і виконавцем. В IT-проєктах воно виконує роль «дорожньої карти»: описує бізнес-цілі, функціональні й нефункціональні вимоги, сценарії роботи користувачів, а також обмеження за строками та бюджетом. По суті, ТЗ це спільна мова, якою взаємодіють бізнес і розробники. Технічне завдання це інструмент, який допомагає перетворити ідеї та абстрактні очікування на конкретний план дій, зрозумілий усім учасникам проєкту.
Відсутність чітко сформульованого технічного завдання призводить до типових проблем:
Іншими словами, без ТЗ проєкт рухається хаотично: у замовника й виконавця різні уявлення про кінцевий результат, що неминуче веде до конфліктів, втрат часу й грошей.
Далі розглянемо, як складати технічне завдання для CRM/ERP поетапно.
Перш ніж описувати майбутню систему, важливо зрозуміти, як компанія працює сьогодні. На першому етапі розробки ТЗ для ERP чи CRM фіксуються ключові бізнес-процеси: продажі, закупівлі, складський облік, бухгалтерія, взаємодія з клієнтами. Аналіз допомагає виявити «вузькі місця» – рутинні операції, дублювання дій, втрати даних – і сформулювати завдання, які CRM або ERP повинна вирішувати.
ТЗ має відповідати на запитання: навіщо впроваджується система? Цілі можуть бути різними: підвищення прозорості продажів, зниження витрат, прискорення документообігу, покращення клієнтського сервісу. Кожна ціль повинна бути підкріплена вимірюваними метриками: час обробки замовлення, кількість угод на одного менеджера, швидкість закриття заявки. Це дозволить об’єктивно оцінювати ефективність проєкту після запуску.
CRM/ERP – це інструмент, яким користуватимуться різні категорії співробітників: менеджери з продажів, бухгалтери, керівники відділів, топ-менеджмент. Важливо заздалегідь визначити їхні ролі та права доступу: хто створює документи, хто погоджує, хто бачить лише звіти. Чітке розмежування повноважень не лише підвищує зручність роботи, а й забезпечує безпеку даних.
CRM для готелів
На початку розробки технічного завдання для CRM фіксуються ключові вхідні дані: призначення проєкту, термінологія, сфера застосування та можливі обмеження. Це своєрідний «каркас», який задає напрям усієї розробки. Тут описується, які бізнес-завдання має вирішувати система, які стандарти й нормативи враховуються, а також які є технічні й організаційні обмеження (наприклад, використання певного стеку технологій або інтеграція лише з уже наявною інфраструктурою).
Коли ми готуємо технічне завдання на виконання робіт (наприклад, на розробку CRM-системи), ми намагаємось максимально повно пояснити структуру й показати, як формуються всі необхідні вимоги до функціоналу.
Це центральна частина ТЗ для CRM, де докладно описуються модулі та їхня функціональність. Приклади:
Кожен модуль має бути описаний максимально конкретно, щоб розробники розуміли, які сценарії необхідно реалізувати.
Окрім функціонала, важливо зазначити вимоги до якості системи:
Для успішного впровадження замало реалізувати функції – важливо, щоб ними було зручно користуватися. У ТЗ для CRM чи ERP додаються прототипи інтерфейсів і описуються сценарії роботи користувачів. Це допомагає візуалізувати майбутню систему й уникнути непорозумінь під час розробки.
CRM чи ERP рідко існують у вакуумі. У ТЗ фіксуються всі необхідні інтеграції:
Здебільшого всі такі інтеграції реалізуються через API (REST, GraphQL, SOAP) – це основний канал передачі даних між системами. Таким чином визначається, які саме дані можуть бути передані, у якому форматі та за якими правилами, що забезпечує передбачуваність і сумісність між різними сервісами. Чим детальніше будуть описані точки інтеграції, тим простіше розробникам побудувати єдиний цифровий контур без «втрачених» даних і розривів процесів.
Текстовий опис функцій часто сприймається по-різному. Щоб уникнути непорозумінь, у ТЗ додають прототипи інтерфейсів, створені в інструментах на кшталт Moqups, Figma чи Balsamiq. Прототип показує, як виглядатимуть екрани системи, які елементи керування доступні, як користувач проходить сценарій. На цьому етапі найпростіше вносити зміни: правки в прототипі коштують набагато дешевше, ніж переробка готового коду.
Для структурування вимог складається повний перелік можливостей CRM/ERP. Усі пункти зводяться в таблицю: які функції є обов’язковими, які – «бажаними», а які можна реалізувати на наступних етапах. Такий чек-лист допомагає вибудувати пріоритети, узгодити очікування з бізнесом і надалі використовувати його як інструмент контролю розробки.
Хороша практика – доповнити документ відеопрезентацією. Короткий ролик із демонстрацією прототипу та поясненнями аналітика полегшує комунікацію між замовником і командою, а також допомагає швидше підключати нових учасників проєкту. Відео фіксує загальний контекст і знижує ймовірність того, що важливі деталі будуть витлумачені по-різному.
У ТЗ важливо описати, як автоматизуватимуться ключові операції:
Це дозволяє заздалегідь протестувати логіку роботи системи та зробити її зручною для користувачів.
Під час розробки складних систем необхідно зафіксувати архітектуру майбутньої CRM/ERP. UML-діаграми класів, прецедентів і послідовностей допомагають візуалізувати зв’язки між об’єктами та процеси. Структура бази даних описує ключові сутності, їхні поля та взаємозв’язки. Такий рівень деталізації знижує ризики помилок на етапі розробки й спрощує масштабування в майбутньому.
При впровадженні готових рішень акцент робиться не на проєктуванні архітектури, а на побудові схем інтеграцій, а також налаштуванні кастомізацій під бізнес-процеси компанії.
На цьому етапі ключове завдання замовника – уважно перевірити документ. Потрібно переконатися, що всі бізнес-процеси описані коректно, функціонал відповідає реальним завданням, а формулювання виключають двозначність. Важливо звернути увагу на деталі: ролі користувачів, правила автоматизації, сценарії інтеграцій. Чим ретельніше замовник перевірить ТЗ зараз, тим менше буде конфліктів і доопрацювань у майбутньому.
Команда виконавця аналізує документ зі свого боку та вносить уточнення. Розробники оцінюють технічну реалізовуваність вимог, пропонують альтернативні рішення для оптимізації витрат або строків, вказують на можливі ризики. Крім того, спеціалісти можуть доповнити ТЗ архітектурними схемами, запропонувати інструменти чи готові інтеграції, які прискорять розробку.
Після того як усі коментарі та правки узгоджені, документ затверджується обома сторонами. Фінальна версія ТЗ стає робочою основою проєкту: на нього спираються під час розрахунку бюджету, планування строків і оцінки результатів. Важливо враховувати, що ТЗ може виступати і юридичним документом, але тільки якщо воно затверджене обома сторонами та оформлене як додаток до договору.
Мобільна версія CRM
Одна з головних проблем – занадто загальні формулювання на кшталт «система має бути зручною» або «CRM повинна прискорювати продажі». Такі вимоги неможливо перевірити й однозначно реалізувати. У результаті розробники трактують їх по-своєму, а замовник отримує не те, на що очікував. Щоб уникнути цього, кожна вимога має бути конкретною й вимірюваною: наприклад, «час завантаження сторінки не більше 2 секунд» або «сповіщення про нову заявку мають надходити менеджеру протягом 30 секунд».
Часто в ТЗ докладно описують лише функції, забуваючи про такі параметри, як продуктивність, безпека, масштабованість, відмовостійкість. Це призводить до того, що система начебто працює, але зі зростанням кількості користувачів починає «гальмувати» або створює ризики витоку даних. Нефункціональні вимоги безпосередньо впливають на стабільність і майбутню вартість експлуатації, тому їх необхідно фіксувати з самого початку.
Текстовий опис навіть найдетальнішого ТЗ не завжди дає повне розуміння. Якщо не використовувати прототипи інтерфейсів, схеми бізнес-процесів чи UML-діаграми, замовник і розробники можуть по-різному уявляти кінцевий результат. Це призводить до численних правок на пізніх етапах, коли зміни обходяться дорого. Візуалізація – це простий інструмент, який допомагає на ранньому етапі вирівняти очікування й «побачити» майбутню систему ще до початку програмування.
Грамотно підготовлене технічне завдання на розробку програмного забезпечення забезпечує прозорість процесів, робить строки й бюджет передбачуваними та гарантує, що фінальна система дійсно вирішуватиме завдання бізнесу.
Коли в документі чітко зафіксовані цілі, функціональні вимоги, ролі користувачів, прототипи й сценарії роботи, у замовника та виконавця з’являється спільна мова й єдиний орієнтир. Це знижує ризики помилок, прискорює впровадження та підвищує шанси на те, що система буде прийнята й активно використовуватиметься співробітниками.
Наша команда допомагає готувати й узгоджувати ТЗ, включно з прототипами, чек-листами та візуалізацією. Якщо вам потрібна розробка технічного завдання, наша команда готова допомогти.
Чи можна підготувати ТЗ без прототипу?
Формально – так, але це значно підвищує ризики. Без візуалізації майбутньої системи замовник і розробник по-різному розуміють завдання, що призводить до численних правок уже в процесі роботи. Прототип допомагає узгодити очікування заздалегідь і зекономити час на доопрацюваннях.
Чим відрізняється ТЗ для CRM та ERP?
ТЗ на розробку CRM фокусується на управлінні клієнтами, продажами, маркетингом і сервісом. А ТЗ для ERP описує внутрішні процеси компанії: фінанси, виробництво, склад, персонал. Підхід до структури документа спільний, але акценти й модулі будуть різними.
Скільки часу займає підготовка ТЗ?
Зазвичай від двох тижнів до місяця. Усе залежить від масштабу проєкту, кількості інтеграцій і рівня деталізації: для невеликої CRM достатньо кількох тижнів, для великої ERP із десятками модулів потрібно більше часу.
Чи можна змінювати ТЗ у процесі розробки?
Так, документ є «живим» і може коригуватися. Проте кожна зміна тягне за собою перегляд строків і бюджету. Тому важливо з самого початку закладати гнучкість і пріоритезувати функції: що потрібно на старті, а що можна впровадити пізніше.
Які інструменти краще використовувати для підготовки ТЗ?
Для роботи з вимогами зручно поєднувати кілька інструментів:
Чи можна використати готовий шаблон технічного завдання з інтернету?
Так, за запитами «технічне завдання приклад» або «технічне завдання зразок» дійсно можна знайти кілька прикладів. Проте такі документи мають загальний характер і рідко враховують специфіку конкретного бізнесу чи проєкту. Щоб технічне завдання стало надійною основою розробки й допомогло уникнути ризиків, краще підготувати його індивідуально. Наша команда спеціалізується на таких завданнях – звертайтеся до нас, і ми розробимо технічне завдання, яке повністю відповідатиме вашим вимогам.
Зв'яжіться з експертами З'явилися питання?
Користувач, оформляючи заявку на сайті https://avada-media.ua/ (далі – Сайт), погоджується з умовами цієї Згоди на обробку персональних даних (далі – Згода) відповідно до Закону України “Про захист персональних даних”. Прийняттям (акцептом) оферти Згоди є відправка заявки з Сайту або замовлення у Оператора за телефонами Сайту.
Користувач дає свою згоду на обробку своїх персональних даних з наступними умовами:
Надіслати резюме
Зв’яжіться з нами будь-яким зручним для вас способом:
+ 38 (097) 036 29 32