РОЗРОБКА І ВПРОВАДЖЕННЯ ERP-СИСТЕМ

Менеджери і навіть керівники багатьох комерційних компаній часто вживають термін ERP як продовження чи синонім терміну CRM. Вони навіть розглядають ERP-системи як планування ресурсів підприємства (від англ. Enterprise Resource Planning System) як різновид CRM-систем автоматизації продажів. Але на ділі впровадження ERP-систем змінює не тільки принципи роботи з клієнтами, а всю філософію ведення бізнесу і принципи управління компанією. Впровадження ERP-системи – це не просто крок в розвитку, це цифровий стрибок в трансформації бізнесу.

Проводити паралелі між ERP-системами, програмами для автоматизації бухгалтерського обліку або CRM-рішеннями некоректно тому що, впровадження ERP-системи передбачає автоматизацію та синхронізацію всіх бізнес-процесів і ресурсів компанії, а не орієнтацію на конкретній сфері діяльності, такої як бухгалтерія або продаж.

Повноцінна ERP-система повинна включати в себе і CRM-рішення, і модуль бухгалтерського обліку, та інші інформаційні системи, що забезпечують кадровий, складський і фінансовий облік.

Це і контроль виробничих процесів, і оптимізація роботи з постачальниками, і системний підхід до логістики, і багато іншого. ERP-система забезпечує управління всіма активами і ресурсами незалежно від їх цінності та місця розташування.

Це дозволяє використовувати ERP-системи для автоматизації роботи як комерційних компаній, орієнтованих на продаж товарів і надання послуг, так і великих організацій і корпорацій в сфері виробництва, банківської справи, держуправління, освіти, медицини, страхування, енергетики або фінансів. Особливо ефективно використання ERP-систем в умовах наявності в одній компанії або холдингу різних юридичних осіб та схем оподаткування, окремих банківських рахунків і національних представництв, сфер діяльності та принципів управління.

Впровадження ERP-системи дозволяє синхронізувати облік в умовах використання різних валют, мов і національних стандартів. При цьому розмежування прав доступу до серверної або хмарної ERP-системи за допомогою веб-інтерфейсу або мобільного додатка дозволяє збільшити ефективність і кваліфікацію всього персоналу, а не тільки топ-менеджменту і власників бізнесу.

У спрощеному вигляді ERP-систему можна описати як програмний комплекс, який включає 3 ключові компоненти.

• Ядро програми – це платформа, архітектура якої відповідає схемам діяльності компанії. У більшості випадків програмна структура ERP-системи, де задаються основні функції і принципи взаємодії елементів, створюються після аналізу ринку і діяльності конкретної компанії. Існують коробкові версії і навіть вільно поширені версії ERP-систем, але всі вони описують більш-менш універсальну або конкретну бізнес-модель, і в більшості випадків вимагають серйозного налашутвання і доопрацювання.
• Бази даних – це великі масиви інформації (BigData) в хмарному сховищі або на сервері, де міститься різна комерційна і організаційна інформація. Сюди відноситься не тільки сира інформація у вигляді масивів даних у вигляді списків клієнтів або контрагентів, співробітників компанії або товарів на складі, а й програмне і апаратне забезпечення, що забезпечує ефективне управління і безперебійне зберігання цієї інформації.

• Функціональні модулі – це програмні елементи, що реалізують функціонал ERP-системи. Саме у вигляді модулів в ERP-системах представлені бухгалтерські, фінансові та кадрові підпрограми, CRM-рішення, модулі складського і виробничого обліку і т.д. Взаємодія всередині системи відбувається за допомогою транзакцій, і тому одна і та ж подія може бути відразу врахована різними функціональними модулями – бухгалтерією, відділом кадрів, відділом продажів, складом. Це дозволяє мінімізувати появу помилок, які виникають через відсутність синхронізації інформації.

Таким чином впровадження ERP-системи дає можливість в реальному часі відстежувати всі бізнес-процеси підприємства. Функціональність програми визначається кількістю і найменуванням використовуваних модулів. До того ж модульний принцип дозволяє впроваджувати окремі функції ERP-системи поетапно і навіть об’єднувати і інтегрувати в одній системі програмні компоненти різних розробників. Для цього застосовують рішення, що забезпечують взаємодію з системою по різних каналах передачі даних – низькорівневі рішення для синхронізації баз даних, веб-протоколи, взаємодія за допомогою месенджерів, телефонії, захищених фінансових транзакцій і т.д.

Функціональні модулі ERP-системи можуть бути внутрішнього або зовнішнього користування і включати як інструменти для контролю ресурсів (склад, фінанси, кадри), так і рішення для клієнтів (особисті кабінети на сайті компанії, рішення в сфері електронної комерції і т.д.). В ідеалі доступ до системи отримують всі, хто формально взаємодіє з компанією як в складі штату, так і в ролі контрагента або клієнта.

Традиційно в складі ERP-систем виділяють 3 групи функціональних модулів, що забезпечують фінансовий, кадровий та операційний облік.

• Фінансові модулі – це основна частина програми, з якої починається впровадження ERP-системи. Сюди відносять програмні рішення з бухгалтерського обліку, контролю за фінансами та бізнес-стратегіями. Через ERP-систему проходять всі платіжні документи на зарахування коштів і оплату, тут ведеться облік виробництва і калькуляція собівартості товарів, оцінюється інвестиційна привабливість і фінансові ризики.
• Кадрові модулі стосуються всіх питань управління персоналом, включаючи облік заробітної плати, професійних навичок, витраченого робочого часу і ефективності співробітників. Таким чином питання кар’єрного зростання, підвищення кваліфікації, нарахування зарплат і пенсій, обліку відряджень і преміальних переводяться в автоматичний режим. Підбір і навчання персоналу, а також оцінка продуктивності і ефективності можуть бути представлені не у вигляді суб’єктивних думок, а в вигляді сухих цифр і наочних графіків.

• Операційні модулі включають контроль за всіма процесами, пов’язаними c логістикою, виробництвом, обслуговуванням і збутом. Питання постачання, взаємодії з постачальниками і клієнтами, управління складом, обслуговування устаткування, обробки замовлень, дистрибуції теж вирішуються в автоматичному режимі за допомогою впровадження інтегрованої ERP-системи. Причому операційний контроль стосується не тільки взаємодії на рівні продуктів, але і можливостей, скажімо, змінити специфіку або рецептуру виробничої технології.

В результаті впровадження ERP-системи включає в себе інтеграцію відразу декількох програмних компонентів, які можуть існувати окремо.

Це і CRM-системи (Customer Relationship Management) управління взаємовідносинами з клієнтами, і PPM-системи (Project portfolio management) управління портфелем проєктів, і PLM-системи (Product Lifecycle Management) контролю за життєвим циклом вироби, і MES-системи (Manufacturing Execution System) управління виробництвом, і SCM-системи (Supply Chain Management) управління поставками і багато-багато іншого.

Головний результат, який отримає бізнес від впровадження ERP-системи – це максимальне збільшення ефективності управління компанією. Дані про всі ресурси і взаємодії дозволять:

• отримати доступ до всієї фінансової інформації;
• оцінити ефективність роботи співробітників і цілих відділів;
• перевірити надійність і відповідальність контрагентів;
• мінімізувати кількість проблем, викликаних людським фактором;
• швидко змінювати виробничі технології і логістичні ланцюжки;
• реагувати на зміну умов на ринку і в законодавстві;
• поліпшити якість обслуговування клієнтів і підвищити задоволеність співробітників;

• знизити операційні витрати, оптимізувати складські запаси і т. д.

Причому, як уже говорилося, це стосується не тільки топ-менеджменту. Наприклад, співробітник відділу продажів, який отримав доступ до ERP-системі, теж зможе бачити, скажімо, всю історію взаємин з клієнтом і знати про залишки товару на складі.

В результаті він зможе самостійно приймати рішення в сфері управління і, скажімо, відмовити в продажу без 100% -ої передоплати цінного товару клієнту з поганою кредитною історією. Але без проблем випише аналогічні документи на оплату надійному і перевіреному клієнту, статус якого буде вказано в персональній картці в ERP-системі.

Таким чином стає зрозуміло, що повноцінне впровадження ERP-системи неможливе без глибокого і адекватного навчання всіх її користувачів.

Впровадження ERP-системи має на увазі створення програмного рішення, цикл розробки якого відповідає загальним принципам створення програмного забезпечення. Процес можна умовно розділити на такі етапи:

• аналіз ринку і бізнес-процесів компанії;
• постановка ТЗ, візуалізація і прототипування системи;
• створення браузерного і мобільного графічного інтерфейсу;
• розробка ядра програми і функціональних модулів;
• тестування і забезпечення якості програми;
• інсталяція та наповнення ERP-системи;
• впровадження – навчання персоналу та технічна підтримка.

Компанія Avada Media вже має досвід впровадження систем автоматизації бізнесу для замовників з різних галузей. Наприклад, наша розробка – система для забудовників «Новобуд» реалізує частину функціоналу ERP-системи для потреб комерційної компанії в сфері будівництва та продажу нерухомості.

Це рішення дозволяє автоматично синхронізувати дані про об’єкти нерухомості, клієнтів, ріелторів і всіх необхідних для продажу документів.

Дані про зміну статусу обраного об’єкта передаються без затримки будь-якому клієнту або менеджеру з можливістю відображення в інтернеті і на мобільних пристроях.

Аналогічні проєкти Avada Media також виконала для замовників в сфері туризму, ресторанного бізнесу, сервісів таксі, ЖКГ і т.д. Детальніше з виконаними проєктами можна ознайомитися у відповідному розділі. Термін реалізації ERP-системи залежить від масштабів і функціональності рішення і становить мінімум 3-6 місяців.