РАЗРАБОТКА И ВНЕДРЕНИЕ ERP-СИСТЕМ

Менеджеры и даже руководители многих коммерческих компаний часто употребляют термин ERP как продолжение и едва ли не синоним термина CRM. Они даже рассматривают ERP-системы планирования ресурсов предприятия (от англ. Enterprise Resource Planning System) как разновидность CRM-систем автоматизации продаж. Но на деле внедрение ERP-систем меняет не только принципы работы с клиентами, а всю философию ведения бизнеса и принципы управления компанией. Внедрение ERP-системы – это не просто шаг в развитии, это цифровой скачок в  трансформации бизнеса.

Проводить параллели между ERP-системами, программами для автоматизации бухгалтерского учета или CRM-решениями некорректно потому, что внедрение ERP-системы предполагает автоматизацию и синхронизацию абсолютно всех бизнес-процессов и ресурсов компании, а не ориентацию на конкретной сфере деятельности, такой как бухгалтерия или продажи.

Полноценная ERP-система должна включать в себя и CRM-решение, и модуль бухгалтерского учета, и другие информационные системы, обеспечивающие кадровый, складской и финансовый учет.

Это и контроль производственных процессов, и оптимизация работы с поставщиками, и системный подход к логистике, и многое другое. ERP-система обеспечивает управление абсолютно всеми активами и ресурсами вне зависимости от их ценности и месторасположения.

Это позволяет использовать ERP-системы для автоматизации работы как коммерческих компаний, ориентированных на продажу товаров и оказание услуг, так и крупных организаций и корпораций в сфере производства, банковского дела, госуправления, образования, медицины, страхования, энергетики или финансов. Особенно эффективно внедрение ERP-систем в условиях наличия в одной компании или холдинге разных юридических лиц и схем налогообложения, отдельных банковских счетов и национальных представительств, сфер деятельности и принципов управления.

Внедрение ERP-системы позволяет синхронизировать учет в условиях использования разных валют, языков и национальных стандартов. При этом разграничение прав доступа к серверной или облачной ERP-системе посредством веб-интерфейса или мобильного приложения позволяет увеличить эффективность и квалификацию всего персонала, а не только топ-менеджмента и владельцев бизнеса.

В упрощенном виде ERP-систему можно описать как программный комплекс, который включает 3 ключевых компонента.

• Ядро программы – это платформа, архитектура которой отвечает схемам деятельности компании. В большинстве случаев программная структура ERP-системы, где задаются основные функции и принципы взаимодействия элементов, создаются после анализа рынка и деятельности конкретной компании. Существуют коробочные версии и даже свободно распространяемые версии ERP-систем, но все они описывают более-менее универсальную либо конкретную бизнес-модель, и в большинстве случаев требуют серьезной настройки и доработки.
• Базы данных – это большие массивы информации (BigData) в облачном хранилище или на сервере, где содержится различная коммерческая и организационная информация. Сюда относится не только сырая информация в виде массивов данных в виде списков клиентов или контрагентов, сотрудников компании или товаров на складе, но и программное и аппаратное обеспечение, обеспечивающее эффективное управление и бесперебойное хранение этой информации.

• Функциональные модули – это программные элементы, реализующие функционал ERP-системы. Именно в виде модулей в ERP-системах представлены бухгалтерские, финансовые и кадровые подпрограммы, CRM-решения, модули складского и производственного учета и т.д. Взаимодействие внутри системы происходит посредством транзакций, и потому одно и то же событие может быть сразу учтено разными функциональными модулями – бухгалтерией, отделом кадров, отделом продаж, складом. Это позволяет минимизировать появление ошибок, которые возникают из-за отсутствия синхронизации информации.

Таким образом внедрение ERP-системы дает возможность в реальном времени отслеживать все бизнес-процессы предприятия. Функциональность программы определяется количеством и наименованием используемых модулей. К тому же модульный принцип позволяет внедрять отдельные функции ERP-системы поэтапно и даже объединять и интегрировать в одной системе программные компоненты разных разработчиков. Для этого применяют решения, обеспечивающие взаимодействие с системой по разным каналам передачи данных – низкоуровневые решения для синхронизации баз данных, веб-протоколы, взаимодействие посредством мессенджеров, телефонии, защищенных финансовых транзакций и т.д.

Функциональные модули ERP-системы могут быть внутреннего или внешнего пользования и включать как инструменты для контроля ресурсов (склад, финансы, кадры), так и решения для клиентов (личные кабинеты на сайте компании, решения в сфере электронной коммерции и т.д.). В идеале доступ к системе получают все, кто формально взаимодействует с компанией как в составе штата, так и в роли контрагента или клиента.

Традиционно в составе ERP-систем выделяют 3 группы функциональных модулей, обеспечивающих финансовый, кадровый и операционный учет.

• Финансовые модули – это основная часть программы, с которой начинается внедрение ERP-системы. Сюда относят программные решения по бухгалтерскому учету, контролю за финансами и бизнес-стратегиями. Через ERP-систему проходят все платежные документы на зачисление средств и оплату, здесь ведется учет производства и калькуляция себестоимости товаров, оценивается инвестиционная привлекательность и финансовые риски.
• Кадровые модули касаются всех вопросов управления персоналом, включая учет заработной платы, профессиональных навыков, затраченного рабочего времени и эффективности сотрудников. Таким образом вопросы карьерного роста, повышения квалификации, начисления зарплат и пенсий, учета командировок и премиальных переводятся в автоматический режим.

Подбор и обучение персонала, а также оценка производительности и эффективности могут быть представлены не в виде субъективных мнений, а в виде сухих цифр и наглядных графиков.

• Операционные модули включают контроль за всеми процессами, связанными c логистикой, производством, обслуживанием и сбытом. Вопросы снабжения, взаимодействия с поставщиками и клиентами, управления складом, обслуживания оборудования, обработки заказов, дистрибуции тоже решаются в автоматическом режиме посредством внедрения интегрированной ERP-системы. Причем операционный контроль касается не только взаимодействия на уровне продуктов, но и возможностей, скажем, изменить спецификацию или рецептуру производственной технологии.

В итоге внедрение ERP-системы подразумевает интеграцию сразу нескольких программных компонентов, которые могут существовать отдельно.

Это и CRM-системы (Customer Relationship Management) управления взаимоотношениями с клиентами, и PPM-системы (Project portfolio management) управления портфелем проектов, и PLM-системы (Product Lifecycle Management) контроля за жизненным циклом изделия, и MES-системы (Manufacturing Execution System) управления производством, и SCM-системы (Supply Chain Management) управления поставками и много-многое другое.

Главный результат, который получит бизнес от внедрения ERP-системы – это максимальное увеличение эффективности управления компанией. Данные обо всех ресурсах и взаимодействиях позволят:

• получить доступ ко всей финансовой информации;
• оценить эффективность работы сотрудников и целых отделов;
• проверить надежность и ответственность контрагентов;
• минимизировать количество проблем, вызванных человеческим фактором;
• быстро менять производственные технологии и логистические цепочки;
• реагировать на изменение условий на рынке и в законодательстве;
• улучшить качество обслуживания клиентов и повысить удовлетворенность сотрудников;

• снизить операционные затраты, оптимизировать складские запасы и т. д.

Причем, как уже говорилось, это касается не только топ-менеджмента. Например, сотрудник отдела продаж, получивший доступ к ERP-системе, тоже сможет видеть, скажем, всю историю взаимоотношений с клиентом и знать остатки товара на складе.

В результате он сможет самостоятельно принимать решения в сфере управления и, скажем, отказать в продаже без 100%-ной предоплаты ценного товара клиенту с плохой кредитной историей. Но без проблем выпишет аналогичные документы на оплату надежному и проверенному клиенту, статус которого будет указан в персональной карточке в ERP-системе.

Таким образом становится понятно, что полноценное внедрение ERP-системы невозможно без глубокого и адекватного обучения всех ее пользователей.

Внедрение ERP-системы подразумевает создание программного решения, цикл разработки которого отвечает общим принципам создания программного обеспечения. Процесс можно условно разделить на такие этапы:

• анализ рынка и бизнес-процессов компании;
• постановка ТЗ, визуализация и прототипирование системы;
• создание браузерного и мобильного графического интерфейса;
• разработка ядра программы и функциональных модулей;
• тестирование и обеспечение качества программы;
• инсталляция и наполнение ERP-системы;
• внедрение – обучение персонала и техподдержка.

Компания Avada Media уже имеет опыт внедрения систем автоматизации бизнеса для заказчиков из разных отраслей. К примеру, наша разработка — система для застройщиков «Новострой» реализует часть функционала ERP-системы для нужд коммерческой компании в сфере строительства и продажи недвижимости.

Это решение позволяет автоматически синхронизировать данные об объектах недвижимости, клиентах, риелторах и всех необходимых для продажи документов.

Данные об изменении статуса выбранного объекта передаются без задержки любому клиенту или менеджеру с возможностью отображения в вебе и на мобильных устройствах.

Аналогичные проекты Avada Media также выполнила для заказчиков в сфере туризма, ресторанного бизнеса, сервисов такси, ЖКХ и т.д. Подробнее с выполненными проектами можно ознакомиться в соответствующем разделе. Срок реализации ERP-системы зависит от масштабов и функциональности решения и составляет минимум 3-6 месяцев.