Разработка CRM и автоматизация для ресторанов и кафе

Современные условия требуют от заведений общественного питания четкой организации и эффективного управления клиентской базой. Программа для автоматизации ресторанного бизнеса – это ключ к успешному управлению. Внедрение системы управления помогает минимизировать ошибки, оптимизировать работу персонала, повысить производительность и обеспечить наилучший сервис для ваших посетителей. Поэтому заказать CRM для ресторана – лучшее решение для тех, кто стремится не только угодить постоянным гостям, но и привлечь новых.

AVADA MEDIA предлагает услуги по разработке CRM-систем для ресторанов, кафе и служб доставки еды. Мы создаем гибкие, масштабируемые решения, которые помогают вывести ваше заведение на новый уровень эффективности. 

CRM-система для ресторана – это программное решение, которое автоматизирует и централизует все процессы заведения: бронирование, работу персонала, складской учет, анализ продаж и взаимодействие с клиентами. Она собирает и анализирует данные, чтобы вы могли предоставлять персонализированный сервис и строить долгосрочные отношения с вашими гостями. Это больше, чем просто программа для ресторана – это мозговой центр заведения, который помогает снижать расходы, повышать лояльность клиентов и принимать взвешенные стратегические решения. 

В сфере общественного питания ежедневно возникает множество сложностей, которые без должной цифровой поддержки приводят к сбоям в обслуживании, финансовым потерям и снижению качества сервиса.

• Ошибки при приеме и передаче заказов на кухню, которые приводят к недоразумениям с клиентами и задержкам в процессе обслуживания.
• Низкая скорость обслуживания во время больших нагрузок или в пиковые часы посещения из-за переполненности залов или ограниченного количества персонала.
• Недостаточный контроль состава, сроков годности и запасов ингредиентов.
• Неэффективное управление персоналом из-за частых изменений в составе персонала, проблем с обучением новых сотрудников или недостаточной коммуникации между различными сменами.
• Отсутствие полной и актуальной информации о продажах, популярности блюд и эффективности работы персонала затрудняет принятие обоснованных управленческих решений и долгосрочное планирование.
• Трудности с удержанием клиентов из-за низкого уровня лояльности клиентов, отсутствия коммуникации и персонализированного подхода.
• Неэффективное управление отдельными объектами сети заведений негативно влияет на имидж бренда, а именно: недостаточный контроль стандартов обслуживания, уровня качества пищи и выполнения процессов на каждом объекте.
• Нестабильный спрос в зависимости от сезона, праздников, погоды или событий в городе затрудняет планирование ресурсов, управление запасами и персоналом.
• Колебания цен на сырье, ингредиенты или энергоносители заставляет постоянно корректировать цены для потребителей.
• Жесткая конкуренция среди ресторанов, кафе и заведений быстрого питания в крупных городах требует высокого уровня клиентского сервиса, качественной еды и грамотного маркетинга.
• Регуляторные требования и проверки соблюдения многочисленных санитарных, экологических, налоговых и других норм часто отнимает много времени и ресурсов. Каждая ошибка может привести к штрафам или временной приостановке деятельности.
• Отсутствие коммуникации с посетителями не дает заведению становиться лучше.
• Неэффективная организация доставки, логистики, а также управление персоналом, который работает за пределами заведения.
• Необходимость адаптироваться к новым запросам клиентов или новым пищевым тенденциям (например, здоровое питание, веганство, органические продукты).

CRM для ресторана – это не просто цифровой помощник, а настоящий драйвер развития бизнеса. Ее внедрение открывает новые возможности для оптимизации процессов, повышения уровня обслуживания и увеличения прибыли.

Повышение лояльности клиентов

Система хранит историю заказов, предпочтения гостей и даты посещений. Это позволяет формировать персонализированные предложения – например, скидку на любимое блюдо в день рождения или напоминание об обеде. Если гость часто заказывает капучино с миндальным молоком и безлактозный десерт – CRM система для кафе автоматически предложит эту комбинацию в мобильном приложении или на сайте. Такие действия приятны клиентам и мотивируют их возвращаться снова.

Оптимизация процессов

Автоматизация рутинных процессов (бронирование, распределение столиков, обработка заказов) позволяет персоналу сосредоточиться на сервисе. Благодаря CRM администратор видит текущую загрузку зала, официанты – свои заказы, а менеджер – графики смен. Например, когда официант получает оповещение на планшете о новом бронировании, на кухне сразу печатается заказ на соответствующее количество блюд.

Улучшение качества обслуживания

Интеграция CRM программы для ресторана с системами онлайн-бронирования, мобильными приложениями, чат-ботами помогает обеспечить клиентам максимально удобное взаимодействие с заведением. Например, гость бронирует столик через Telegram-бот, сразу получает подтверждение и персонализированное предложение на ужин – и все это происходит без вмешательства персонала.

Быстрая доставка

CRM системы для ресторанов помогают планировать маршруты курьеров, могут интегрироваться с GPS-навигацией, обрабатывать заказы в режиме реального времени и уведомлять клиентов о статусе доставки. Как это работает: курьер получает заказ на смартфон, видит маршрут в Google Maps, а клиент – push-уведомление об отправке.

Увеличение прибыли

Уменьшение расходов, более эффективное управление складом, таргетированные предложения, автоматизированные upsell и cross-sell-механизмы позволяют рестораторам не только сэкономить, но и заработать больше. Например, программа анализирует предварительные заказы и предлагает гостю добавить любимый десерт к заказу со скидкой.

Прозрачные условия труда

CRM для кофейни позволяет назначать смены, контролировать производительность, минимизировать ошибки в обслуживании, автоматически учитывать часы работы. Если ваш бариста постоянно задерживает выполнение заказов, программа для кофейни показывает это в отчетах, поэтому менеджер может своевременно принять меры.

Единая база данных и централизованное управление

Благодаря интеграции с другими системами программа превращается в единый центр управления бизнесом, где все процессы синхронизированы, а данные – согласованы в режиме реального времени. Складской учет обновляется автоматически после каждого заказа, а бухгалтерия сразу видит отчеты по выручке.

Надежная защита данных

Защита клиентских данных и внутренней информации бизнеса – один из приоритетов при разработке CRM-систем. Для этого внедряют надежные средства безопасности: шифрование данных, двухфакторную аутентификацию, контроль IP-доступа и протоколы резервного копирования.

Отдельно настраиваются роли и права доступа для разных категорий пользователей – официантов, администраторов, менеджеров, бухгалтеров, чтобы каждый видел только необходимую ему информацию. То есть повар видит только заказы, администратор – бронирование, а руководитель – полную аналитику.

Содействие развитию бизнеса

CRM можно адаптировать под формат вашего бизнеса – от маленькой кофейни до сети ресторанов. При необходимости программа для кафе масштабируется вместе с заведением. Если у вас появляется новое заведение, CRM настраивается под его особенности, уже не требуя разработки с нуля.

Обоснованные решения

Интерактивные дашборды и аналитические модули визуализируют ключевые показатели: количество заказов, популярность блюд, нагрузку персонала, эффективность маркетинговых кампаний, средний чек, уровень лояльности клиентов и т. д. Например, с помощью CRM можно обнаружить, что в дождливые дни лучше продаются горячие напитки и блюда с доставкой, и скорректировать маркетинг. Наглядные графики, heatmap-анализ заказов, карты трафика посещаемости – все это помогает принимать быстрые и обоснованные решения, не тратя время на ручную обработку отчетов.

Многоязычность

CRM-система, которая поддерживает несколько языков, открывает новые возможности для обслуживания туристов, иностранцев, мультинационального персонала или франчайзинговых сетей. В индивидуальной системе управления возможна полная локализация интерфейса, включая перевод меню, сообщений и шаблонов рассылок. Официанты могут выбрать язык интерфейса (украинский, английский, польский), а клиент получит электронный чек на своем языке.

Гибкость и мультиформатность

Также программа может быть адаптирована к различным форматам бизнеса – от фудтрака или кафе до ресторана с несколькими залами или сети заведений с различными концепциями. 

Индивидуальная разработка CRM-системы для ресторана предусматривает как базовый, так и расширенный функционал. Это гибкий конструктор, который адаптируется под потребности заведения, выполняя ключевые функции, обеспечивающие комплексную автоматизацию ресторана.

Управление персоналом

Программа для ресторана автоматизирует немало рутинных задач: учет рабочего времени сотрудников, начисление заработной платы, премий и больничных, планирование графиков работы и отпусков. CRM помогает оценить продуктивность персонала и коммуницировать с персоналом через внутреннюю систему уведомлений.

Создание базы данных клиентов

Программа для кофеен и ресторанов хранит данные о посетителях: заказы, частоту визитов, контактную информацию, предпочтения, каналы взаимодействия. Позволяет создать отдельные группы клиентов: новые, постоянные, VIP и те, кто не вернулся.

Управление производственными процессами

CRM-система помогает управлять технологическими картами блюд, контролировать их себестоимость, вести учет ингредиентов и пищевых аллергенов. Также предлагает печать чеков для кухни и визуализацию заказов на кухонных экранах (KDS).

Автоматизированный прием и обработка заказов 

CRM для ресторанного бизнеса позволяет обрабатывать заказы (в зале, на вынос или доставку) из разных каналов – офлайн в зале, онлайн на сайте, через мобильное приложение или мессенджеры, через электронное меню или QR-заказ. Клиенты могут просматривать меню и делать заказ со смартфона, без официанта.

Управление бронированиями 

Система управления помогает управлять банкетами и резервированием столиков онлайн или через чат-бот, контролирует наличие свободных мест, учитывает пожелания клиентов (например, окно, детский стул).

Финансовый учет и отчетность

СРМ для ресторана собирает данные и формирует отчеты о продажах (по блюдам, категориям, времени, официантам и т. д.), складских остатках и движении товаров, прибыли и расходах, производительности персонала. Автоматизирует кассовые операции, учет доходов и расходов, контролирует задолженности поставщиков и клиентов.

Аналитика

Программа для ресторана анализирует средний чек и количество гостей, эффективность маркетинговых кампаний и отзывы клиентов. Позволяет сегментировать клиентов для таргетированных кампаний и более персонализированной рекламы.

Маркетинг и привлечение клиентов

Разработка CRM-системы для ресторана позволяет внедрять программы лояльности (бонусы, скидки, персональные предложения), управлять акциями и специальными предложениями, вести карточки постоянных клиентов. Автоматизирует реферальные программы, email-маркетинг и SMS-рассылки, опросы и сбор обратной связи от клиентов, интегрируется с социальными сетями. 

Управление складом и поставками

CRM система для ресторана фиксирует остатки ингредиентов, автоматически списывает продукты при каждом заказе и напоминает о закупках. Кроме еды, программа для ресторанов может вести учет салфеток, упаковок, контейнеров, моющих средств и т. д.

Интеграция с другими системами

Индивидуальная система управления ресторанным бизнесом беспрепятственно взаимодействует с другими элементами цифровой инфраструктуры: POS-терминалами и бухгалтерским софтом (1С, SAP), ERP, сервисами онлайн-бронирования, службами доставки, курьерскими приложениями, платежными шлюзами, мессенджерами (Telegram, Viber, WhatsApp) и социальными сетями, учетными системами, онлайн-кассовыми аппаратами и фискальными регистраторами, системами электронного меню или QR-меню, агрегаторами, сайтами, мобильными приложениями и виджетами заказа. 

Индивидуальная разработка CRM-системы для кафе и ресторанов позволяет учесть специфику различных форматов общепита.

1. Рестораны с полным циклом обслуживания благодаря СRM могут:

• Более эффективно управлять бронированием столиков, учитывать пожелания клиентов относительно расположения, предоставляя визуальное отображение зала и возможность выбрать конкретный столик.
• Быстро составлять и согласовывать меню банкетов для крупных компаний, с автоматическим расчетом стоимости, внесением предоплаты.
• Получать подсказки о вкусах постоянных гостей, чтобы делать им предложения комплементарных блюд или напитков – например, рекомендации вин к заказанным блюдам.
• Знать об особых событиях клиентов (дне рождения, юбилее) для подготовки специальных предложений или поздравлений.
• Проводить опрос после посещения с расширенными вопросами о качестве обслуживания, кухне и атмосфере в заведении.

2. Кофейни с кастомной CRM имеют возможность:

• Управлять программами лояльности на основе количества выпитых напитков – например, автоматически начислять баллы за каждую покупку кофе или других напитков.
• Оперативнее оформлять заказы для постоянных гостей благодаря карточкам постоянных клиентов с историей любимых напитков и добавок.
• Делать предварительные заказы через мобильное приложение, чтобы клиент мог заранее заказать кофе и забрать без очереди.
• Рассылать приглашения и регистрировать участников на тематические мероприятия и мастер-классы по приготовлению кофе.
• Собирать отзывы о новых сортах кофе и пожелания по сезонным предложениям.

3. Заведениям быстрого питания CRM позволяет:

• Управлять заказами на самовывоз и доставку, оптимизируя маршруты курьеров.
• Быстрее оформлять заказ без участия кассира.
• Автоматически начислять и списывать бонусы согласно условиям программы лояльности.
• Собирать контактные данные клиентов при онлайн-заказах для дальнейших рассылок об акциях и новинках.
• Анализировать время ожидания заказов для оптимизации работы кухни и уменьшения очередей.
• Проводить мгновенные опросы после выдачи заказа для оценки скорости и качества услуг.

4. Кондитерские, имеющие CRM, могут:

• Удобно управлять заказами на торты и другие кондитерские изделия (склад, оформление, сроки).
• Автоматически просчитывать себестоимость готовой продукции.
• Контролировать сроки годности продуктов.
• Собирать информацию об особых диетических потребностях клиентов (безглютеновые, веганские варианты).
• Уведомлять и регистрировать участников на мастер-классы по выпечке и декорированию.

5. Другие типы заведений (бары, пабы, столовые, буфеты, фудкорты и т. п.) получают с CRM для ресторанного бизнеса различные полезные опции:

• таблицы заказов в реальном времени для получения заказов непосредственно из фудкортов или столовых, где посетители могут выбирать блюда разных поставщиков;
• анализ популярных блюд и товаров, чтобы быстро менять ассортимент в соответствии с спросом;
• системы автоматического учета количества посетителей в каждый момент времени для прогнозирования нагрузки на кухню и залы;
• кастомные меню для разных типов клиентов – например, бизнес-ланчи, диетические блюда и т.д.

Индивидуальная разработка CRM для кафе и ресторана с AVADA MEDIA позволяет каждому заведению питания получить инструменты, которые лучше всего соответствуют его бизнес-процессам, целевой аудитории и стратегии развития.

Использование штрих- и QR-кодов в ресторанном бизнесе уже давно вышло за рамки складского учета. В кастомной CRM для ресторанов можно реализовать ряд функций, повышающих точность, быстроту и удобство работы всех подразделений заведения. Однако штрихкоды и QR-коды сами по себе не решают проблем ресторана. Они могут ускорить работу, но без CRM остаются изолированными функциями. Вы сканируете продукт, но не видите аналитики. Выдаете блюдо, но не контролируете расходы. Проводите инвентаризацию, но не знаете где исчезает маржа.

Только вместе с CRM кодирование превращается в мощный инструмент автоматизации ресторанов, где каждый скан – это часть общей цепи, объединяющей склад, кухню, официантов, доставку и владельца. Это не просто учет – это полный контроль над процессами в реальном времени. Как это работает:

QR-меню для гостей

Создается уникальный QR-код для каждого столика. Гость сканирует и открывает цифровое меню. Заказ без участия официанта отправляется сразу на кухню, а гость получает push или SMS-подтверждение. Актуальное меню обновляется вместе с CRM без необходимости печатать новые буклеты.

Сканирование бонусных карт, купонов и акций

Каждый гость имеет виртуальную бонусную карту со штрихкодом в телефоне. При ее сканировании система использует скидку, накапливает баллы или активирует акцию. Также в CRM системе для ресторанов можно реализовать кастомные промокоды или персональные купоны QR, которые программа выдает автоматически после определенного количества визитов.

Учет товаров на складе

Когда каждый продукт или ингредиент имеет свой штрихкод, который сканируется при поступлении, списании или перемещении, снижается риск человеческих ошибок и можно видеть остатки в реальном времени. Так можно сканировать коробки с продукцией, проверять соответствие партий и сроки хранения. Для инвентаризации достаточно просто обойти состав или холодильники со сканером (или смартфоном с камерой) – CRM-система мгновенно сформирует отчет о наличии, просрочке или нестыковках, а еще может автоматически вычислить, какие блюда можно приготовить из текущих запасов.

Контроль готовой продукции и ингредиентов

CRM для общепита позволяет задать точное количество каждого ингредиента в одной порции блюда. Когда официант производит заказ, система автоматически списывает со склада необходимое количество ингредиентов – точно до грамма. Для крупных заведений или производств (кейтеринг, фастфуд, сети) можно маркировать готовые блюда и полуфабрикаты для отслеживания партии, срока и ответственного повара.

Оптимизация логистики

В ресторанах с доставкой каждый заказ имеет уникальный штрихкод. Курьер сканирует его при выдаче, а система фиксирует время, приоритет и маршрут. Можно реализовать push для клиента: «Ваш заказ в дороге» или подтверждение доставки. Удобно для dark kitchen, take away или доставки: все промаркировано, минимум путаницы.

Аутентификация сотрудников

Официанты, бармены, повара могут авторизоваться в системе с помощью бейджа со штрихкодом или QR. Это быстрее, чем пароль, и надежнее, чем общие аккаунты. CRM  будет привязывать действия к конкретному работнику: кто списал продукты, кто сформировал счет, кто задержал заказ.

Все сканирования (штрихкоды, QR) фиксируются в программе: CRM-система для ресторанов строит аналитику по заказам, отгрузкам, блюдам, персоналу. Помогает выявить узкие места, задержки или неэффективные действия в цепи обслуживания.

То есть штрихкоды без CRM – это только инструмент, а вместе – это система. Индивидуальная разработка СРМ для кофейни и ресторана позволяет реализовать все под задачи именно вашего заведения – будь то ресторан с открытой кухней или кофейня с окошком на вынос или большая сеть фастфудов с доставкой.

Автоматизация учета на предприятии общепита – это инструмент для эффективности и роста. Если количество клиентов в вашем ресторане, кофейне, пекарне или службе доставки еды быстро растет, и вы уже сталкиваетесь с проблемами в учете заказов, неразберихой в поставках, низкой производительностью персонала или потерей клиентов – однозначно время заказать CRM для ресторанного бизнеса. Она позволит оптимизировать процессы, увеличить прибыль и обеспечить конкурентоспособность вашего бизнеса.

Создание CRM-системы для ресторанного бизнеса проходит в несколько этапов и требует определенных инструментов, технологий и команды профессионалов, с опытом автоматизации заведений общепита.

Анализ бизнеса и потребностей

Разработка CRM для кофеен, пиццерий, ресторанов, заведений быстрого питания начинается с изучения деталей, в частности, особенностей работы кухни, зала, доставки, а также взаимодействия с поставщиками. Далее определяют существующие системы управления, слабые места и потребности заведения, чтобы обозначить функции системы.

Техническое задание

На основе анализа разрабатывают подробную спецификацию, описывающую все функциональные и нефункциональные требования к программе, интеграции с системами бронирования и доставкой, программы лояльности. Техническое задание включает в себя план проекта с учетом ключевых факторов и потребностей – таких как сезонность, пиковые часы, необходимость быстрой обработки заказов и т. д.

Проектирование и прототипирование

На этом этапе разрабатывают архитектуру базы данных, которая позволяет эффективно хранить и обрабатывать информацию о клиентах, заказах, меню, доставке. Используя современные инструменты (Moqups, Figma, Adobe XD, Sketch, Balsamiq) создают интерактивные прототипы интерфейса, отражающие удобство бронирования столиков, скорость оформления заказов, легкость навигации по меню. Важно учитывать особенности работы персонала, в частности, быстрый доступ к информации о клиентах и ​​возможность принимать заказы на различных устройствах. Благодаря интерактивным макетам заказчик может протестировать систему еще до разработки и внести коррективы в проект.

Разработка дизайна (UX/UI)

Дизайн CRM-системы для ресторана должен соответствовать визуальной айдентике бренда, отражать атмосферу заведения, подчеркивать его стиль и особенности меню. Важно создать адаптивный дизайн для удобного использования приложения на любом устройстве, от планшетов официантов до смартфонов курьеров.

UI-дизайнеры создают визуальные элементы, помогающие персоналу быстро находить нужную информацию – например, цветовые коды для разных типов заказов, иконки для обозначения статуса доставки. Для этого используют такие инструменты как Figma, Adobe Photoshop, Illustrator, After Effects.

Создание программного кода

Это ключевой этап разработки, на котором программисты пишут код для фронтенд- и бэкенд-части проекта, используя языки программирования, современные фреймворки и библиотеки (React, Angular, Vue.js), обеспечивая высокую производительность и надежность системы. Помимо реализации функционала программисты настраивают необходимые интеграции – с системами бронирования, POS-системами, сервисами доставки, IP-телефонией, чтобы обеспечить бесперебойную работу всех процессов. Для обеспечения масштабируемости и доступности системы используются облачные платформы – такие как AWS, Google Cloud, Azure.

Тестирование

Ответственный этап, посвященый комплексному тестированию функционала, интеграций, безопасности, в частности в условиях значительных нагрузок. Важно тестировать систему в реальных условиях работы заведения, чтобы убедиться, что она отвечает потребностям персонала и клиентов, а также на различных устройствах и браузерах, чтобы обеспечить корректную работу на всех платформах.

Релиз и внедрение

После успешного тестирования программу постепенно внедряют в работу. Обязательным этапом является обучение персонала и постоянный мониторинг CRM для оперативного реагирования на любые проблемы.

Поддержка и развитие проекта

Поддержка CPM для ресторана после внедрения предполагает решение проблем с эксплуатацией программы, помощь пользователям, а также обновление программы – добавление новых функций и улучшение существующих, чтобы система всегда отвечала меняющимся потребностям вашего бизнеса. Полученные данные и фидбеки от пользователей о внедренной системе управления используются для того, чтобы выявить возможности для оптимизации и улучшения.

На рынке представлено немало готовых CRM-решений автоматизации кофейни, пиццерии или ресторана, но в большинстве случаев они не отвечают реальным потребностям конкретного заведения по ряду причин.

1. Ограниченная функциональность, поскольку готовые продукты обычно рассчитаны на усредненные потребности большинства заведений. Если у вашего ресторана есть специфические бизнес-процессы, нестандартное меню, уникальная система обслуживания или сетевая структура – стандартная CRM просто не сможет это учесть.
2. Ограничение количества пользователей, устройств, точек продаж или объема данных. При росте ресторана или запуске новых филиалов большинство SaaS-решений имеют проблемы с масштабированием, а расширение функционала стоит дорого или вообще невозможно.
3. Лишние функции, усложняющие работу и интерфейс, путают персонал и увеличивают время на обучение новых сотрудников.
4. Сложная интеграция с существующими системами, потому что готовые CRM не всегда имеют открытые API или необходимые интеграции.
5. Ограничен контроль над данными, поскольку в готовых CRM все данные хранятся на серверах разработчика.
6. Проблемы с поддержкой и кастомизацией. Техническая поддержка часто отвечает медленно или работает по шаблону. В случае индивидуальной разработки вы получаете поддержку именно под вашу систему с учетом всех ее особенностей.
7. Ежемесячная абонплата без владения системой. SaaS-модели работают по подписке – вы постоянно платите, но никогда не станете владельцем ПО, а индивидуальная CRM является вашей интеллектуальной собственностью, которую можно развивать, изменять и масштабировать без ограничений.

CRM-система для ресторана – современный инструмент, способный изменить ваш бизнес к лучшему, сделав его более прибыльным, более управляемым и клиентоориентированным. С автоматизированной системой управления каждый клиент получает персонализированный сервис, заказы обрабатываются мгновенно, а доставка еды всегда приходит вовремя – с эффективной кастомной системой управления это реально. AVADA MEDIA поможет разработать программное обеспечение, которое превратит ваш ресторан на эталон эффективности и клиентоориентированности.

Мы предоставляем выделенные команды специалистов, имеющих опыт в разработке CRM для кафе и ресторанов. Они знают, как оптимизировать бизнес-процессы с помощью автоматизации, чтобы вы могли сосредоточиться на главном – создании лучшего гастрономического опыта для ваших клиентов.