Sage 300

Команда AVADA MEDIA розробила низку важливих функціональних модулів для компанії InteGen, що спеціалізується на професійному впровадженні системи Sage 300. Основним завданням було створення зручних і безпечних інструментів для автоматичної інтеграції з декількома зовнішніми сервісами, що значно спрощують управління фінансами і формування звітності. Завдяки продуманим технічним рішенням розробка дозволила оптимізувати бізнес-процеси та підвищити операційну ефективність клієнта.

Короткий огляд Sage 300

Sage 300 – це багатофункціональна ERP-платформа, що забезпечує комплексне управління фінансами та обліковими процесами. З її допомогою компанії можуть оптимізувати облік, спростити роботу із замовленнями та рахунками, а також консолідувати дані в єдиному інформаційному ресурсі. Завдяки гнучкій архітектурі та широким можливостям налаштування Sage 300 користується великим попитом серед організацій, які прагнуть скоротити кількість ручних операцій і підвищити прозорість внутрішніх процесів.

Цілі та завдання проєкту

Основним завданням команди AVADA MEDIA було розширення базових можливостей Sage 300 за рахунок розробки автоматичної синхронізації із зовнішніми сервісами. Щоб прискорити роботу співробітників і зробити взаємодію з даними зручнішою, в ERP-інфраструктуру необхідно було інтегрувати кілька сторонніх платформ. Зокрема, необхідно було налаштувати інтеграцію з такими рішеннями:

1. RENTWAY – система бронювання оренди автомобілів.
2. WooCommerce – платформа електронної комерції для управління замовленнями в інтернет-магазині.
3. DCS+ – програмний комплекс для бронювання подорожей і формування фінансових документів.
4. Smart Invoice – програмне рішення, розроблене Податковим управлінням Замбії (ZRA) для взаємодії з віртуальним контролером даних про продажі (VSDC) і контролю правильності податкових даних.

Мета полягала в тому, щоб кожен із цих сервісів автоматично обмінювався інформацією з Sage 300, мінімізуючи ручне введення і виключаючи ймовірність помилок під час перенесення даних.

1. Інтеграція RENTWAY і Sage 300

Платформа RENTWAY акумулює відомості про завершені оренди автомобілів. Раніше, щоб відобразити фінансові операції в Sage 300, потрібно було вручну переносити платіжну інформацію. Команда AVADA MEDIA впровадила механізм автоматичних запитів до бази RENTWAY:

• Витягнуті дані записуються у відповідні таблиці Sage 300.
• Зберігається дата останнього успішного запиту, щоб при повторному зверненні обробляти тільки нові записи.

Таким чином вдалося значно скоротити обсяг ручної роботи та підвищити швидкість оновлення фінансової звітності.

2. Інтеграція WooCommerce і Sage 300

WooCommerce зберігає відомості про замовлення, клієнтів і товари. Для автоматичного перенесення замовлень у Sage 300 був написаний сервіс, що виконує запити до WooCommerce з урахуванням токенів автентифікації та тимчасових міток. У результаті:

• Усі нові замовлення, що надійшли в WooCommerce, автоматично створюються в Sage 300.
• Перевіряється наявність клієнта і коду товару в ERP. Якщо якихось даних немає, система відправляє додаткові запити і формує відповідні записи.

Завдяки цьому рішенню обробка замовлень і товарів стала централізованою та уніфікованою.

3. Інтеграція DCS+ і Sage 300

DCS+ забезпечує бронювання подорожей і формування пов’язаних фінансових документів. Раніше інтеграція існувала мовою C#, але на вимогу Замовника логіку було перенесено на Python. У процесі робіт:

• Налаштовувався прийом XML-файлів, які надходять у «чергу».
• Після обробки кожного XML Sage 300 повідомляє DCS+ про успішне збереження даних.
• Процес повторюється, поки черга не спорожніє.

Додатково було враховано необхідність динамічного коригування алгоритму «на ходу» з урахуванням нових бізнес-вимог.

4. Інтеграція Smart Invoice і Sage 300

Smart Invoice розроблений податковою службою Замбії (ZRA) і використовує систему VSDC для перевірки правильності податкових документів. Щоб зв’язати Sage 300 і Smart Invoice:

• Були адаптовані екрани та функціонал усередині ERP для надсилання даних у VSDC.
• Після успішної перевірки даних користувачі Sage 300 отримують підтвердження про коректне формування інвойсу.

Це гарантує, що податкова звітність відповідає вимогам і формується в автоматичному режимі.

Застосовані технології

В ході розробки та інтеграції команда AVADA MEDIA використовувала широкий стек технологій та інструментів: Python і Sage 300.

У результаті всіх проведених робіт замовник отримав:

• Єдиний інтерфейс для перегляду та управління інформацією з різних джерел.
• Скорочення ручної праці під час перенесення даних, що зменшило ймовірність помилок і прискорило операції.
• Гнучкість і масштабованість завдяки модульному підходу: за потреби можна доповнювати та змінювати інтеграції без істотних витрат.
• Підвищення точності фінансової та податкової звітності за рахунок автоматичної валідації даних.

Проєкт став наочною демонстрацією того, як комплексне доопрацювання Sage 300 і продумані інтеграції із зовнішніми системами підвищують ефективність управління бізнесом і допомагають компаніям концентруватися на стратегії та розвитку, а не на ручному введенні даних.

AVADA MEDIA і надалі планує розвивати компетенції в області ERP-рішень, автоматизації та інтеграції, допомагаючи клієнтам удосконалювати внутрішні процеси і швидше досягати поставлених цілей.